Fundacja, zaraz po stowarzyszeniu, jest w Polsce najchętniej wybieraną formą organizacji pozarządowej. Powołanie fundacji nie wymaga wielkiego wysiłku i nakładu dużych środków finansowych. Potrzebny jest fundator, czyli spiritus movens całego przedsięwzięcia (więcej o fundatorze można przeczytać TUTAJ) oraz tzw. fundusz założycielski, czyli wkład finansowy, którego minimalna wartość nie jest jednoznacznie określona (chyba że fundacja zamierza prowadzić działalność gospodarczą). Najważniejsze informacje o funduszu założycielskim dostępne są TUTAJ. W związku z faktem, iż fundacja (podobnie jak każda inna organizacja pozarządowa) musi prowadzić księgowość, konieczny jest także wybór odpowiedniej formy księgowości.
Wybór formy księgowości
Księgowość, będąca częścią rachunkowości, polega na ewidencjonowaniu zdarzeń występujących w organizacji w ujęciu pieniężnym i ilościowym. Nie wszyscy wiedzą, że rachunkowość to pojęcie szersze od pojęcia księgowości. O różnicach między księgowością a rachunkowością można przeczytać TUTAJ, zaś podstawowe funkcje rachunkowości zostały omówione tutaj → RACHUNKOWOŚĆ A STAROŻYTNOŚĆ.
Organizacje pozarządowe, a więc również fundacje, mają możliwość wyboru formy prowadzonej księgowości. Możliwość taka nie dotyczy fundacji, które w momencie rozpoczęcia działań decydują się na prowadzenie działalności gospodarczej. Takie fundacje rejestrują się w rejestrze przedsiębiorców KRS i podlegają ustawie o rachunkowości, a to oznacza, że są zobowiązane do prowadzenia tzw. pełnej księgowości.
Pozostałe fundacje w chwili rozpoczęcia swych działań mogą wybrać pełną księgowość lub zdecydować się na uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. Jakie są podstawowe różnice między obiema formami księgowości?
Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK)
Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów polega na prowadzeniu:
-
zestawienia przychodów i kosztów; (WZÓR wraz z objaśnieniem)
-
zestawienia przepływów finansowych; (WZÓR wraz z objaśnieniem)
-
kart przychodów pracowników;
-
wykazu środków trwałych i WNiP.
Prowadzenie zestawienia przychodów i kosztów to nic innego jak ewidencjonowanie miesięcznych przychodów oraz kosztów, jakie fundacja poniosła w danym miesiącu. Od strony technicznej przypomina prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, spotykanej m.in. w małych firmach. Zestawienie przepływów finansowych polega na przypisaniu wartości dochodu do przysługującego mu zwolnienia z podatku dochodowego. Zestawienie to jest potrzebne do sporządzenia deklaracji rocznej CIT-8 (w szczególności zaś do prawidłowego wypełnienia załącznika CIT-8/0 do tej deklaracji). W „Informacji o odliczeniach od dochodu i od podatku oraz o dochodach wolnych i zwolnionych od podatku” (CIT-8/0 wersja 15) fundacje najczęściej wypełniają:
-
poz. 17, czyli „Dochody (przychody) wolne od podatku na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy w części przeznaczonej na cele statutowe”;
-
poz. 40, czyli „Dotacje otrzymane z budżetu państwa lub budżetu jednostek samorządowych”.
Zestawienie przepływów finansowych uwzględnia wszystkie z wymienionych zwolnień. Zestawienie to pozwala określić, które dochody nie zostały jeszcze w całości wydatkowane (np. w poprzednim roku).
Karty przychodów pracowników prowadzi fundacja, która zatrudnia pracowników, a wykaz środków trwałych i WNiP – fundacja, która posiada na stanie środki trwałe bądź wartości niematerialne i prawne.
Fundacja, która zamierza wybrać uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPiK), musi w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności zgłosić swój zamiar do urzędu skarbowego. W przeciwnym razie fundacja taka zostanie automatycznie objęta obowiązkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz innymi obowiązkami, wynikającymi z ustawy o rachunkowości (jak np. obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej xml i CIT-8). W takiej sytuacji przejście na UEPiK będzie możliwe dopiero od nowego roku kalendarzowego. Konieczne będzie jednak spełnienie następujących warunków:
– działanie w sferze zadań publicznych,
– nieprowadzenie działalności gospodarczej,
– brak statusu OPP,
– przychód poniżej 100 tys zł, osiągnięty tylko i wyłącznie z:
1) działalności nieodpłatnej pożytku publicznego (składki członkowskie, darowizny, zapisy, spadki, dotacje, subwencje, zbiórki publiczne);
2) działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług;
3) z tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych;
4) tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych.
Fundacja, która spełnia wszystkie z wymienionych warunków, może zgłosić w urzędzie skarbowym (nie później niż 31 stycznia), że będzie prowadzić księgowość w formie uproszczonej. Oznacza to m.in., że zostanie zwolniona z obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Warto nadmienić, że możliwość prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 października 2018 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego. Z pełną wersją rozporządzenia można zapoznać się TUTAJ.
Księgi rachunkowe w fundacji
Obok uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów fundacje mogą prowadzić także tzw. pełną księgowość. Pełna księgowość wymaga prowadzenia ksiąg rachunkowych (zwanych też księgami handlowymi) i polega na księgowaniu wszelkich operacji pieniężnych, jakie miały miejsce w fundacji.
W przypadku tej formy księgowości konieczne jest m.in.:
– sporządzenie polityki rachunkowości, zawierającej opis zasad określających, w jaki sposób fundacja ma prowadzić księgi rachunkowe;
– sporządzenie planu kont (wykazu kont księgowych, na których księguje się dane operacje);
– sprawdzenie każdego dokumentu będącego podstawą zapisu w księgach rachunkowych (tzw. kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa);
– dekretacja dokumentów księgowych (przypisanie ich do odpowiednich kont księgowych);
– prowadzenie rozrachunków z dostawcami, odbiorcami, sponsorami;
– sporządzanie zestawień obrotów i sald kont księgowych na koniec każdego miesiąca;
– prowadzenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (tak samo jak przy UEPiK);
– sporządzanie sprawozdania finansowego (artykuł o celach sprawozdań znajduje się tutaj→ CELE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH).
CIT-8
Prowadzenie zarówno ksiąg rachunkowych, jak i uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, wymaga od fundacji sporządzenia i wysłania do urzędu skarbowego deklaracji CIT-8. Nawet gdy fundacja nie osiągnęła żadnych przychodów oraz nie poniosła żadnych kosztów, deklaracja taka jest konieczna – wówczas w poszczególne pozycje należy wpisać zera.
Podsumowanie
Wybór formy księgowości dla fundacji jest ważną decyzją, dlatego warto ją dobrze przemyśleć, biorąc pod uwagę specyfikę działalności fundacji. Nie dla każdej fundacji dobrym wyborem będzie uproszczona ewidencja, która przy zakładaniu fundacji jawi się jako sposób na ograniczenie wszelkich dodatkowych obowiązków względem urzędu skarbowego bądź obniżenie kosztów (prowadzenie pełnej księgowości jest często droższe niż prowadzenie UEPiK). Może się jednak okazać, że wybór pełnej księgowości wpłynie na możliwość pozyskiwania dodatkowych środków na działalność. Przykładowo dzięki prezentacji sprawozdania finansowego na stronie internetowej fundacja może być bardziej przejrzysta w zakresie finansów, a potencjalni darczyńcy – bardziej skłonni do udzielenia jej wsparcia. Sprawozdanie finansowe może też ułatwić pozyskanie dotacji. Z drugiej jednak strony, jeśli fundacja nie będzie działać na szeroką skalę, pozyskiwać środków z dotacji, tylko np. od firm bądź osób fizycznych, prowadzenie uproszczonej księgowości może być dobrym wyborem, szczególnie na początku działalności fundacji. Zawsze warto przeanalizować wszystkie plusy i minusy obu form księgowości pod kątem korzyści, dla naszej organizacji.
Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów dla fundacji od 200,00 zł
O wadach i zaletach prowadzenia UEPiK można poczytać TUTAJ
Pełna księgowość (księgi rachunkowe) dla fundacji od 400,00 zł
