Księgowość klubu sportowego

Kluby sportowe mogą prowadzić swoją działalność na różny sposób. Prawo pozwala na utworzenie klubu sportowego w formie:
– stowarzyszenia zarejestrowanego w KRS,
– fundacji zarejestrowanej w KRS,
– uczniowskiego klubu sportowego (UKS),
– stowarzyszenia, które wpisuje się do ewidencji starosty, właściwego ze względu na miejsce, w którym klub ma siedzibę,
– spółki kapitałowej, która podlega wpisowi do KRS (spółka ta może być np. spółką z o. o. lub spółką akcyjną).

Jak widać, sposobów na utworzenie klubu sportowego jest kilka. Na wybór formy zarejestrowania klubu wpływ może mieć przede wszystkim zakres działań, które chce podjąć klub sportowy. Wynika to z faktu, że kluby sportowe powinny realizować zadania tylko w zakresie sportu. Jest to podstawowy warunek istnienia klubu sportowego. Tylko rejestracja w KRS daje klubowi sportowemu możliwość realizacji innych działań (pozasportowych) zgodnie z prawem. Uczniowskie Kluby Sportowe, tzw. UKSy oraz kluby, które zdecydują się na rejestrację w starostwie mogą prowadzić działalność tylko i wyłącznie w zakresie sportu. Podjęcie innej działalności np. w zakresie ekologii przez te kluby (UKSy lub kluby sportowe zarejestrowane jedynie w starostwie) wymusza konieczność rejestracji w KRS.

Księgowość w klubie sportowym

Każdy klub sportowy musi prowadzić księgowość. Nie ma w tym przypadku znaczenia forma jego utworzenia (czy poprzez wpisanie do ewidencji starosty, czy poprzez rejestrację w KRS). Mylne jest więc przeświadczenie, że np. uczniowskie kluby sportowe czy kluby sportowe zarejestrowane tylko w ewidencji starosty takiej księgowości prowadzić nie muszą.

Nie ma znaczenia też to, że klub sportowy uzyskuje dochody tylko i wyłącznie w formie składek członkowskich pobieranych od swoich członków. Pomimo tego, że są to tylko składki klub i tak musi prowadzić księgowość. Brak prowadzenia działalności gospodarczej także nie zwolni klubu sportowego z obowiązku prowadzenia księgowości.

Obowiązek wynikający z ustawy o rachunkowości

Konieczność prowadzenia księgowości przez klub wynika m.in. z ustawy o rachunkowości i dodatkowo z ustawy o sporcie. Ustawa o rachunkowości nakazuje prowadzić księgowość każdej organizacji, która ma osobowość prawną (jest zarejestrowana w KRS) i takiej, która tej osobowości prawnej nie ma (stowarzyszenia zwykłe – którym klub sportowy może być). Prowadzenie księgowości jest m.in. potrzebne do tego, aby można było w przejrzysty sposób zapoznać się z działalnością organizacji, a przede wszystkim z jej finansami.

Uczniowskie kluby sportowe (UKSy) i kluby sportowe, pomimo iż nie są rejestrowane w KRS, to – zgodnie z ustawą o sporcie – mają osobowość prawną i tym samym podlegają wymogom ustawy o rachunkowości.

Formy prowadzenia księgowości w klubie sportowym

Przepisy dają możliwość wyboru formy księgowości organizacji pozarządowej, w tym klubom sportowym. Nie musi to być od razu pełna księgowość, polegająca na prowadzeniu ksiąg rachunkowych i szeregu innych dodatkowych ewidencji, jak np. prowadzenie rozrachunków z dostawcami i odbiorcami czy sporządzenie polityki rachunkowości oraz wysyłanie na żądanie organów skarbowych plików JPK.

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów

Klub sportowy może prowadzić pełną księgowość tzn. księgi rachunkowe lub uproszczoną księgowość, polegającą na prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK). W skład tej ewidencji wchodzi prowadzenie:

• Zestawienia przychodów i kosztów (tabelka bardzo podobna do tej, którą stosują osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w formie podatkowej księgi przychodów i kosztów);

• Zestawienia przepływów finansowych (pomaga sporządzić na koniec roku deklarację CIT-8);

• Karty przychodów pracownika;

• Wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Dwa ostatnie zestawienia nie są obowiązkowe, jeśli klub sportowy nie zatrudnia pracowników ani zleceniobiorców oraz gdy nie posiada na stanie środków trwałych.

Uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów klub sportowy może jednak prowadzić pod warunkiem, że:

• działa w sferze zadań publicznych

• nie prowadzi działalności gospodarczej

• nie ma statusu OPP

• osiągnął przychody wyłącznie z:

– działalności nieodpłatnej pożytku publicznego (składki członkowskie, darowizny, zapisy, spadki, dotacje, subwencje, zbiórki publiczne)

– działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług

– tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych

– tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych

i wartość przychodu z powyższych źródeł nie przekroczyła w poprzednim roku 100 tys. zł. W roku rozpoczęcia działalności warunku tego się nie stosuje.

Sprawozdanie finansowe

Warto przy rejestracji klubu zastanowić się, jaką formę księgowości wybrać. Należy wziąć pod uwagę skalę przewidywanych działań, ich zakres i źródła finansowania klubu. Niezgłoszenie do urzędu skarbowego, w ciągu 30 dni od daty rejestracji, chęci skorzystania z uproszczonej księgowości skutkuje obowiązkiem prowadzenia pełnej księgowości i sporządzania sprawozdania finansowego na koniec roku.

Wybranie uproszczonej ewidencji może uchronić klub przed tym obowiązkiem. Wówczas klub sportowy nie będzie musiał sporządzać i zatwierdzać m.in. bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Na koniec roku będzie musiał jedynie sporządzić deklarację CIT-8 i złożyć ją w urzędzie skarbowym do 31 marca. To znacznie upraszcza i obniża koszty prowadzenia księgowości.

Pliki JPK

Prowadzenie uproszczonej ewidencji powoduje też, że urząd skarbowy nie będzie wymagał w ciągu roku od klubu sportowego przesyłania na żądanie zestawień z ewidencji przychodów i kosztów w formie plików JPK. Wynika to z faktu, że ta ewidencja nie została tym obowiązkiem objęta (w przeciwieństwie do ksiąg rachunkowych, które od 1 lipca 2018 r. trzeba w przypadku takiego żądania ze strony urzędu skarbowego przekazywać w formie pliku JPK). Prowadzenie ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej, nawet w Excelu, skutkuje tym, że urząd skarbowy może w ciągu roku żądać plików JPK. Decyzja o wyborze prowadzenia przez klub ksiąg rachunkowych wiąże się więc także z koniecznością posiadania odpowiedniego oprogramowania komputerowego do prowadzenia księgowości lub podpisania umowy z biurem rachunkowym, aby taki obowiązek spełnić. Organ podatkowy może żądać przekazania JPK od klubu w przypadku:

• kontroli podatkowej,

• postępowania podatkowego

• czynności sprawdzających,

• kontroli celno-skarbowej,

  Wówczas taki plik powinien być przekazany do urzędu skarbowego w ciągu 3 dni.

Decyzja o wyborze formy księgowości, jaka będzie prowadzona w klubie sportowym, wymaga więc analizy wielu różnych czynników i nie powinna być podjęta pochopnie. Przy podjęciu tej decyzji warto przeanalizować także wady wyboru np. uproszczonej ewidencji, która na pierwszy rzut oka dla rozpoczynających działalność klubów może wydawać się tańsza i mniej pracochłonna. W poniższym artykule można m.in. zapoznać się bardziej szczegółowo z wadami i zaletami uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.

WADY I ZALETY UPROSZCZONEJ EWIDENCJI PRZYCHODÓW I KOSZTÓW (UEPIK)

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów dla klubu sportowego od 200,00 zł

Pełna księgowość (księgi rachunkowe) dla klubu sportowego od 400,00 zł