Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów NGO – WADY i ZALETY

W 2015 roku znowelizowano ustawę o rachunkowości, wprowadzając m.in. możliwość prowadzenia przez niektóre organizacje III sektora uproszczonej księgowości, w postaci uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.

Warunki skorzystania z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów

Uproszczoną ewidencję mogą prowadzić organizacje pozarządowe, które:
– działają w sferze zadań publicznych
– nie prowadzą działalności gospodarczej
– nie mają statusu OPP
– osiągnęły przychody wyłącznie z:

  • działalności nieodpłatnej pożytku publicznego (składki członkowskie, darowizny, zapisy, spadki,dotacje, subwencje, zbiórki publiczne)

  • działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług

  • z tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych

  • tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych

i wartość przychodu z powyższych źródeł nie przekroczyła w poprzednim roku 100 tys. zł. W roku rozpoczęcia działalności warunku tego się nie stosuje.

Ustawa daje możliwość organizacji NGO prowadzenia uproszczonej księgowości, sam fakt spełnienie wymienionych powyżej warunków nie powoduje, że z automatu jest nią objęta. Wybór tej metody musi być zgłoszony do urzędu skarbowego. W przypadku nowo powstałej organizacji w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności. Działające organizacje mają na to czas do końca stycznia.

Ewidencja ta bardzo przypomina podatkową księgę przychodów i rozchodów, którą prowadzą np. małe jednoosobowe firmy. Jest to spore ułatwienie dla małych jednostek pozarządowych, które m.in. nie osiągają zbyt dużych przychodów. Wybierając ją organizacja nie musi sporządzać sprawozdania finansowego na koniec roku ani prowadzić ksiąg rachunkowych w oparciu o ustawę o rachunkowości.

Dodatkowym plusem wyboru tej metody jest brak obowiązku wysyłania na żądanie organów skarbowych plików JPK zawierających zapisy księgowe dokonywane w uproszczonej ewidencji. Stowarzyszenia i fundacje, które prowadzą księgowość  w formie ksiąg rachunkowych przy użyciu programu komputerowego, muszą być przygotowane, że w razie takiego żądania, będą musiały takie pliki stworzyć i wysłać. Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów nie została objęta od 1 lipca tym obowiązkiem.

Jednak są też pewne minusy wyboru takiej ewidencji, dlatego zanim organizacja podejmie decyzję o jej wyborze, musi wziąć je pod uwagę.

Wady uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów

Po pierwsze, uproszczona ewidencja daje bardzo mało informacji o przychodach i kosztach organizacji, ograniczając ją jedynie do ogólnej kwoty. Brakuje w niej informacji o podziale kosztów i przychodów na poszczególne projekty realizowane przez organizację. W sytuacji pozyskania dotacji, organizacja będzie miała problem z jej rozliczeniem na podstawie uproszczonej księgowości. Będzie zobowiązana do prowadzenia dodatkowej ewidencji np. w postaci tabeli w której będzie możliwe wyodrębnienie uzyskanych przychodów i poniesionych kosztów w ramach otrzymanej dotacji.

Drugim minusem tej ewidencji jest brak informacji o wysokości aktywów występujących w organizacji. Chodzi tu głównie o informację o stanie gotówki, środków pieniężnych na rachunku bankowym czy wysokości należności i zobowiązań. W małej organizacji może nie będzie z tym problemu ale już w większej może być.

Kolejną wadą uproszczonej księgowości jest konieczność prowadzenia dodatkowo odrębnych ewidencji wynagrodzeń, składek ZUS i zaliczek na podatek PIT oraz wykazów dotyczących posiadanych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (WNiP). Co rodzi dodatkową pracę i koszty.

Do tego dokonywanie zapisów w ewidencji, nie jest wcale takie proste. Na pierwszy rzut oka ewidencja ta jest bardzo podobna do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jednak tylko z pozoru, ponieważ wymaga np. podziału kosztów na te które stanowią koszty uzyskania przychodu i te które nie są kosztami uzyskania przychodu według ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W księdze przychodów i rozchodów nie mam takich zapisów, jeśli coś nie stanowi kosztu, to nie podlega wpisowi do księgi. W związku z tym trzeba zapoznać się z zapisami ustawy m.in. odnośnie tego co nie stanowi kosztów uzyskania przychodów. (NKUP)

Drugą dość skomplikowaną ewidencją jest zestawienie przepływów finansowych, służące m.in. do sporządzenia zeznania CIT-8 na koniec roku. W ewidencji tej trzeba m.in. co miesiąc podzielić uzyskany dochód ze względu na stosowane zwolnienia z podatku dochodowego i sposób wydatkowania tych środków również z uwzględnieniem m.in. kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu.

Prawidłowe wypełnienie tego zestawienia przez osoby, które nie mają dużej wiedzy z zakresu księgowości jest możliwe raczej tylko w przypadku małej organizacji, której przychody i koszty nie są duże. Gdyby jednak się zwiększyły w trakcie roku, może to dodatkowo przysporzyć pracy i skomplikować prawidłowe prowadzenie uproszczonej księgowości. Nie ma niestety możliwości zmiany uproszczonej księgowości na pełną księgowość w trakcie roku.

Uproszczona ewidencja raczej tylko dla bardzo małych organizacji

Generalnie uproszczona ewidencja sprawdzi się w małym stowarzyszeniu lub fundacji, która ma małe aktywa, mało gotówki w kasie i na rachunku bankowym, czy mało należności lub zobowiązań.

Oprócz tego ma mało zróżnicowane przychody w postaci na przykład tylko składek członkowskich lub pojedynczych darowizn i nie planuje ubiegać się o dotacje czy status OPP, a także prowadzić działalności gospodarczej. Samo spełnienie warunków, które umożliwiają jej prowadzenie, jak na przykład przychody poniżej 100 tys. nie powinny być dla organizacji jedynym kryterium wyboru tej ewidencji. Specyfika prowadzonej działalności, rodzaje uzyskiwanych przychodów mogą spowodować, że wybór uproszczonej ewidencji będzie wymagał więcej pracy i kosztów niż prowadzenie “zwykłej” księgowości w postaci ksiąg handlowych.

Poniżej krótkie podsumowanie treści o uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów w tabeli.

 
Kto może prowadzić?organizacja pozarządowa która:
- działa w sferze zadań pożytku publicznego
- nie ma statusu OPP
- nie prowadzi działalności gospodarczej
- osiągnęła przychody poniżej 100 tys. zł
Co organizacja musi sporządzać?- zestawienie przychodów i kosztów
- zestawienie przepływów finansowych
- karty przychodów pracownika
- wykaz środków trwałych i WNiP
- roczne zeznanie CIT-8 wraz z załącznikami
Czego nie musi?- sporządzać sprawozdania finansowego
- prowadzić ksiąg rachunkowych
Wady UEPiK:- ubogość informacji
- potrzeba sporządzania dodatkowych zestawień np. w przypadku otrzymania dotacji
- skomplikowane ewidencje
- potrzeba znajomości ustawy o podatku dochodowym m.in. w zakresie NKUP

Post Author: Marta Barszcz