Jakie kroki powinna podjąć organizacja w sytuacji otrzymania darów rzeczowych?
Dary rzeczowe to wszelkie przedmioty, które fundacja lub stowarzyszenie dostaje za darmo. Może otrzymać je zarówno od osoby fizycznej, jak i od firmy lub instytucji. Jak sama nazwa wskazuje, są to rzeczy – a nie usługi czy środki pieniężne. Skoro nie chodzi o pieniądze, to może się wydawać, że żadne rozliczenie z urzędem skarbowym nie jest potrzebne. Niestety, nieujawnienie faktu otrzymania darów rzeczowych może skończyć się karą ze strony urzędu skarbowego. Dary rzeczowe stanowią przychody organizacji pozarządowej – wszelkie przychody muszą zaś zostać wykazane w dokumentacji księgowej. A zatem, jakie kroki powinna podjąć organizacja w sytuacji otrzymania darów rzeczowych?
Wycena darów rzeczowych
Po pierwsze: dary rzeczowe trzeba wycenić w oparciu o ich wartość rynkową. Tu możliwe są różne scenariusze. Na przykład: fundacja wspierająca domy dziecka otrzymuje 40 zestawów puzzli od producenta zabawek. Producent zna wartość każdej przekazanej sztuki, z wyceną nie ma więc najmniejszego problemu. Może się również zdarzyć, że fundacja lub stowarzyszenie otrzymuje dary zakupione przez darczyńcę – wyceny można wówczas dokonać w oparciu o faktury, rachunki lub paragony, którymi prawdopodobnie dysponuje darczyńca. Można również sprawdzić cenę sprzedaży takiej samej lub podobnej rzeczy u producenta lub sprzedawcy (także w sklepie internetowym). Możliwa jest jeszcze sytuacja, w której organizacja pozarządowa otrzymuje przedmioty używane. Przy wycenie należy wówczas uwzględnić stopień zużycia danej rzeczy, czyli amortyzację. Pomocne mogą okazać się na przykład serwisy internetowe oferujące sprzedaż rzeczy używanych. Niezależnie od sytuacji, wycena otrzymanych darów rzeczowych należy do obowiązku organizacji.
Umowa darowizny – protokół przekazania – oświadczenie
Kolejna zasada: przyjęcie darów rzeczowych musi zostać udokumentowane. Na tym etapie konieczne jest sporządzenie dokumentu potwierdzającego otrzymanie darów, na przykład umowy darowizny, protokołu przekazania/przyjęcia darowizny, oświadczenia o przyjęciu darowizny. Tego rodzaju dokumenty są wartościowe zarówno z punktu widzenia organizacji, jak i darczyńców. Dzięki prawidłowo prowadzonej dokumentacji można precyzyjnie określić, jakim majątkiem (rozumianym nie tylko w kategoriach środków finansowych) dysponuje fundacja lub stowarzyszenie. Dzięki odpowiedniemu dokumentowi darczyńca może z kolei wykazać, że dane dobra zostały przekazane na rzecz organizacji pozarządowej, a nie na przykład przywłaszczone lub sprzedane w sposób naruszający przepisy podatkowe.
I ostatni z wymogów: fakt otrzymania przez fundację lub stowarzyszenie darów rzeczowych musi zostać wykazany w dokumentacji księgowej. Dokument potwierdzający otrzymanie darowizny staje się wówczas dowodem księgowym. (Co to jest dowód księgowy można znaleźć w artykule -> DOWODY KSIĘGOWE).
Chociaż dary rzeczowe nie są środkami pieniężnymi, to stanowią przychód organizacji, co z punktu widzenia urzędu skarbowego nie może zostać pominięte. Organizacja pozarządowa, która nie ujawni nieodpłatnie otrzymanych składników majątku (darów rzeczowych), może zostać ukarana, organizacja pożytku publicznego może zaś utracić status OPP.
Podsumowanie
Konkludując, każdorazowe otrzymanie darów rzeczowych wymaga od organizacji pozarządowej zadbania o trzy elementy:
-
wycenę darów,
-
udokumentowanie faktu otrzymania darów oraz
-
przekazanie sporządzonego dokumentu do dokumentacji księgowej.