Dowody księgowe

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe zwane też dokumentami księgowymi. Jakie są ich rodzaje? Jakie elementy powinny zawierać? Co to jest dekretacja dowodu księgowego? Odpowiedzi w poniższym artykule.Dowody księgowe stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej, która wystąpiła w danym okresie sprawozdawczym. Są one sporządzane na piśmie, zgodnie z przepisami prawa.

Funkcje dowodów księgowych

Dowody księgowe pełnią wiele ważnych funkcji. Zalicza się do nich m.in. :

funkcję:

– dokumentu; zgodnie z prawem prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem

– dowodową; potwierdzają, że wskazane w nich operacje rzeczywiście nastąpiły w określonym czasie i miejscu i o określonej wartości;

– informacyjną; zawierają wiele źródłowych informacji;

– księgową – stanowią podstawę księgowania;

– kontrolną – pozwalają na kontrolę dokonanych operacji.

Rodzaje dowodów księgowych w ustawie o rachunkowości

Ustawa o rachunkowości w art. 20 dzieli dowody księgowe zwane też dokumentami źródłowymi na:

1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1. zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

2. korygujące poprzednie zapisy,

3. zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

4. rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności. Zasadę tę wprowadza art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

Klasyfikacja dowodów księgowych

Dowody księgowe możemy dzielić według różnych kryteriów.

– według podstawy sporządzania dokumentów:

• pierwotne (źródłowe), wystawione na podstawie zaistniałych operacji gospodarczych w spółce lub organizacji pozarządowej np.: dokumenty kasowe (KP – kasa przyjmie, KW – kasa wyda), karty pracy, dokumenty magazynowe jak np. Pz, Rw, Wz), itp.

• wtórne (zbiorcze), wystawione na podstawie dokumentów pierwotnych, np.: raporty kasowe, listy płac, itp.

– w zależności od tego kto wystawia dokumenty:

• własne, wystawione przez dany podmiot, np.: faktury VAT sprzedaży lub rachunki sprzedaży, dokumenty kasowe – KP, KW, listy płac, polecenia księgowania, noty odsetkowe za nieterminowe płatności wystawione dla odbiorców itp.

• obce, wystawiona przez inne podmioty np.: faktury VAT zakupu lub rachunki zakupu, wyciągi bankowe,noty odsetkowe, które otrzymane od dostawcy, itp.

– ze zależności od przeznaczenia (dla kogo są wystawiane) dokumenty własne dzielimy na:

• zewnętrzne, wystawione dla obcych jednostek, np.: faktury VAT lub rachunki sprzedaży, noty odsetkowe,

• wewnętrzne, wystawione na potrzeby własne jednostki, np.: polecenia księgowania, listy płac, dokumenty magazynowe, itp.

– w zależności od rodzaju przedmiotu ewidencji księgowej (co chcemy uwzględnić):

• kasowe, tj.: asygnaty kasowe, raporty kasowe, wnioski o zaliczkę;

• zakupu, tj.: faktury VAT lub rachunki;

• sprzedaży, tj.: faktury VAT lub rachunki;

• bankowe, tj.: wyciągi bankowe, polecenia przelewu,

• magazynowe (materiałowe), tj.: Pz (Przyjęcie towaru z zewnątrz), Rw (rozchód wewnętrzny), Wz (wydanie zewnętrzne), itp.,

• płacowe, tj.: karty pracy, listy płac; deklaracje ZUS

Elementy dowodu księgowego

Każdy dowód księgowy zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dekretacja dowodu księgowego

Dekretacja dowodu księgowego polega na wskazaniu:

• daty, pod którą dowód został zewidencjonowany w księgach rachunkowych,

• kont, na których zapis zostanie dokonany oraz stron Wn i Ma,

• ewidencji analitycznej, jeśli taka jest prowadzona,

• wartości operacji gospodarczej.

Dodatkowo osoba, która takiej dekretacji dokonuje, powinna się pod nią podpisać, w celu potwierdzenia okresu i sposobu księgowania.

Ustawa daje jednak możliwość zaniechania zamieszania na dowodzie danych o których mowa wyżej:

• w pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

• w pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Oznacza to, że m. in. że dekretacja dokumentów księgowych nie musi się odbywać bezpośrednio na dowodzie księgowy. Jeżeli księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera, a księgowy system komputery pozwala na wydrukowanie dekretu, to można go pominąć. Nie ma wówczas potrzeby zapisywać go ręcznie na dowodzie.

Kontrola dokumentów księgowych

Każdy dokument księgowy powinien być również sprawdzony pod kątem tego czy jest kompletnym, czy rzetelnie przedstawia operację gospodarczą oraz czy jest on wolny od błędów rachunkowych. Służą do tego 3 kontrole, które każdy dokument księgowy musi przejść:

Kontrola merytorycznym – polega na sprawdzeniu czy treść dokumentu odzwierciedla rzeczywisty przebieg opisanej transakcji.

Kontrola formalna – polega na sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy.

Kontrola rachunkowym – dokonywana jest przez księgowego. Zadaniem takiej kontroli jest sprawdzenie poprawności wyliczeń na otrzymanym dokumencie (np. przeliczenie wartości netto, VAT i brutto). Jest to szczególnie ważne kiedy dokument wystawiany jest ręcznie, bo wówczas jest największa szansa na pomyłki.

Kontrola dowodu księgowego pod tymi trzema aspektami poprzedza dekretację dokumentu.

Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości, forma sprawdzenia dowodu i sposób dekretacji powinny być opisana w polityce rachunkowości danej jednostki.

Dokument w walucie obcej

Każdy dowód księgowy wystawiony w walucie obcej powinien zostać przeliczony na walutę polską według odpowiedniego kursu, najczęściej według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dokumentu. Taki obowiązek nakłada art. 21 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Wynik przeliczenia powinno się zamieścić bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę krajową, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

W sytuacji kontroli np. urzędu skarbowego lub biegłego rewidenta należy też zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych dowodów, sporządzonych w języku obcym.