W związku z obowiązkiem wysyłania co miesiąc do Ministerstwa Finansów plików JPK_VAT, coraz powszechniejsze stało się wystawianie faktur w wersji elektronicznej. Aby faktura została uznana za prawidłową (zarówno wystawiona tradycyjnie jak i elektronicznie, w tym zakresie forma nie ma znaczenia) musi posiadać obowiązkowe elementy wymienione w ustawie o VAT w art. 106a i 106f.
Co do zasady powinna więc zawierać:

1. datę wystawienia;

2. kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4. numery, za pomocą którego podatnik (sprzedawca), a także nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby VAT (NIP i zagraniczne odpowiedniki tego numeru);

5. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zaliczki – o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

6. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

7. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

8. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

9. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

10. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

11. stawkę podatku;

12. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

13. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

14. kwotę należności ogółem.

Oprócz wymienionych elementów, w określonych przypadkach, może być konieczne umieszczenie na fakturze dodatkowych elementów np. w przypadku stosowania metody kasowej, czy opodatkowania obrotu według procedury VAT-marża (np. w usługach turystycznych). Może się też zdarzyć, że w niektórych sytuacjach nie będą wymagane wszystkie te elementy. Ustawa o VAT dokładnie to precyzuje.

Wartości podatku VAT zawarte na fakturze zawsze muszą być wyrażone w złotych.

Postęp techniczny, coraz powszechniejsze stosowanie programów komputerowych spowodował, że coraz rzadziej spotyka się już w obrocie faktury wypisywane ręcznie i doręczane papierowo nabywcy. Standardem staje się tworzenie faktur w programach finansowo-księgowych lub sprzedażowych i ich elektroniczna wysyłka do nabywcy. Przy jednoczesnym archiwizowaniu ich również w wersji elektronicznej.

Ważne jest jednak aby nabywca wyraził zgodę na otrzymanie faktury w wersji elektronicznej. Bez takiej zgody nie jest to możliwe. Stąd m.in. dodatkowe profity w postaci tańszego abonamentu w sytuacji zgody na elektroniczną wersję faktury za usługi telekomunikacyjne.

Przepisy nie definiują jak taka zgoda miałaby wyglądać. np. po wpłaceniu przez kupującego należności, wystawiający fakturę może domniemywać, że ma takie pozwolenie. Jeśli nabywca nie wyrazi zgodę na otrzymanie e-faktury, sprzedający ma obowiązek dostarczyć mu ją drogą tradycyjną. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy strony ustalą inny termin utraty prawa do wysyłania faktur elektronicznych – jednak nie może on być dłuższy niż 30 dni.

Generalnie przyjmuje się, że faktura elektroniczna zostaje uznana za otrzymaną, gdy dotrze do odbiorcy. W przypadku jej wysyłki drogą mailową – może to być data wysłania wiadomości zawierającej fakturę.

Faktura elektroniczna nie wymaga podpisu

Faktury podobnie jak i inne dokumenty finansowe powinny być przechowywanie przez okres minimum 5 lat, licząc od końca roku w którym upłynął termin płatności danego podatku. Jest to podstawowy okres przedawnienia.

Faktury elektroniczne i papierowe dokumentujące zarówno sprzedaż jak i nabycie powinny być przechowywane tak, by były zachowane:

• autentyczność pochodzenia faktury,

• integralność jej treści i

• czytelność faktury.

Autentyczność pochodzenia faktury, według Ustawy o VAT, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści faktury oznacza to, że w przechowywanej fakturze nie zmieniono danych, które zawierała oryginalna faktura.

To na przedsiębiorcy ciąży obowiązek zapewnienia autentyczność, integralność oraz czytelność e-faktury w wybrany przez siebie sposób. Warunki te można zachować przez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Faktura elektroniczna, zgodnie z ustawą o VAT to np. e-mail z załącznikiem w formacie PDF, CSV, faks otrzymany drogą elektroniczną. Może nim być również faktura, która wcześniej została zeskanowana i przesłana elektronicznie, ale tylko w sytuacji gdy nie została wcześniej wprowadzona do obrotu w wersji papierowej.