Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK) może być dla niewielkiej fundacji lub stowarzyszenia znacznie prostszym rozwiązaniem niż pełna księgowość. Nie każda organizacja może jednak z niej korzystać, a samo podjęcie decyzji o przejściu na UEPiK nie oznacza jeszcze, że można od razu rozpocząć prowadzenie uproszczonej ewidencji.
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe zasady prowadzenia UEPiK, dlatego organizacja, która chce przejść na uproszczoną ewidencję, powinna odpowiednio przygotować się do tej zmiany.
Jak wygląda przejście na UEPiK w praktyce? Poniżej przedstawiamy najważniejsze kroki.
Krok 1. Sprawdź, czy organizacja może prowadzić UEPiK
Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, czy fundacja lub stowarzyszenie spełnia wszystkie warunki pozwalające na korzystanie z uproszczonej ewidencji.
Nie każda organizacja pozarządowa może wybrać UEPiK. Przepisy określają m.in. rodzaj organizacji, zakres prowadzonej działalności oraz limit przychodów, który należy uwzględnić przy ocenie prawa do stosowania uproszczonej ewidencji.
Od 2026 r. jednym z warunków jest nieprzekroczenie w poprzednim roku podatkowym limitu 1 000 000 zł przychodów. Przy ustalaniu tego limitu nie uwzględnia się wartości darowizn rzeczowych przeznaczonych na prowadzenie działalności statutowej.
Przed podjęciem decyzji warto więc przeanalizować przychody organizacji z poprzedniego roku oraz sprawdzić, czy nie występują inne okoliczności wyłączające możliwość prowadzenia UEPiK.
Krok 2. Podejmij decyzję o wyborze UEPiK
Jeżeli organizacja spełnia wymagania, kolejnym krokiem jest podjęcie decyzji o wyborze uproszczonej ewidencji.
Sposób podejmowania takiej decyzji powinien wynikać przede wszystkim ze statutu organizacji i obowiązujących w niej zasad działania.
Warto zadbać o odpowiednią dokumentację wewnętrzną, np. uchwałę właściwego organu, jeżeli zgodnie ze statutem jest ona wymagana.
Krok 3. Zawiadom właściwy urząd skarbowy
Samo podjęcie uchwały nie wystarcza. Organizacja musi również zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego o wyborze UEPiK.
W 2026 r. termin dla organizacji już działających został wydłużony.
Jeżeli rok podatkowy organizacji pokrywa się z rokiem kalendarzowym, zawiadomienie o wyborze UEPiK na 2026 r. należało złożyć do 31 marca 2026 r.
W przypadku organizacji rozpoczynającej działalność termin wynosi 90 dni od dnia rozpoczęcia działalności.
Ważne jest również prawidłowe doręczenie zawiadomienia do urzędu skarbowego.
Krok 4. Przygotuj zasady prowadzenia UEPiK
Przejście na UEPiK wymaga również uporządkowania zasad prowadzenia ewidencji.
Organizacja powinna posiadać opis zasad prowadzenia uproszczonej ewidencji, uwzględniający wymagania określone w obowiązujących przepisach.
W praktyce dokument ten powinien określać m.in. rok podatkowy oraz sposób prowadzenia ewidencji. W przypadku korzystania z systemu elektronicznego powinny zostać również uwzględnione informacje dotyczące stosowanego systemu oraz zasad ochrony danych.
Jest to szczególnie istotne w przypadku organizacji, które przechodzą z pełnej księgowości na UEPiK.
Krok 5. Przygotuj odpowiednią ewidencję
Od 2026 r. UEPiK obejmuje cztery podstawowe elementy:
-
zestawienie przychodów i kosztów,
-
zestawienie przepływów finansowych,
-
wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
-
zestawienie uzupełniające.
Nowym elementem jest przede wszystkim zestawienie uzupełniające, które zostało wprowadzone do UEPiK od 2026 r.
Zestawienie to powinno zawierać dane wymagane przepisami, w tym informacje służące realizacji obowiązków wynikających z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz dane dotyczące łącznej wartości darowizn rzeczowych potrzebne do ustalenia limitu uprawniającego do korzystania z UEPiK.
Krok 6. Ustal, jak będą dokumentowane przychody i koszty
Przejście na UEPiK to również dobry moment na uporządkowanie dokumentacji organizacji.
Podstawą zapisów w ewidencji mogą być m.in. faktury, rachunki, wyciągi bankowe oraz inne prawidłowo sporządzone dowody księgowe.
W określonych przypadkach przepisy pozwalają również na stosowanie dowodów wewnętrznych.
Ma to szczególne znaczenie dla fundacji i stowarzyszeń, które mają wiele różnych źródeł finansowania, np.:
-
składki członkowskie,
-
darowizny,
-
dotacje,
-
wpłaty od osób fizycznych,
-
przychody z działalności odpłatnej,
-
przychody ze sprzedaży usług lub towarów.
Każdy rodzaj przychodu może wymagać innego sposobu udokumentowania i ujęcia w ewidencji.
Krok 7. Uporządkuj ewidencję dotacji i darowizn
W przypadku NGO szczególnie ważne jest prawidłowe rozróżnienie poszczególnych źródeł finansowania.
Organizacja powinna mieć możliwość ustalenia, skąd pochodzą środki oraz na jakie cele są przeznaczane.
Dotyczy to zwłaszcza organizacji realizujących projekty finansowane z dotacji.
Warto więc już na etapie wdrażania UEPiK ustalić sposób opisywania i ewidencjonowania dokumentów związanych z poszczególnymi projektami.
Dobrze uporządkowana dokumentacja ułatwia nie tylko prowadzenie ewidencji, ale również późniejsze rozliczenie dotacji.
Krok 8. Sprawdź wykaz środków trwałych
Jeżeli organizacja posiada środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne związane z prowadzoną działalnością, należy również odpowiednio przygotować ich wykaz.
Przepisy określają zakres danych, które powinny znaleźć się w wykazie, m.in. datę nabycia, datę przyjęcia do używania, dane dotyczące dowodu potwierdzającego nabycie, wartość początkową oraz informacje dotyczące amortyzacji.
Wykaz powinien być prowadzony na bieżąco.
Krok 9. Ustal sposób prowadzenia UEPiK – papierowo czy elektronicznie
UEPiK może być prowadzona również przy wykorzystaniu systemu elektronicznego.
Wybierając program do prowadzenia ewidencji, należy jednak zwrócić uwagę na wymagania wynikające z rozporządzenia.
Nie chodzi więc wyłącznie o to, czy program pozwala wpisywać faktury. System powinien umożliwiać prowadzenie wymaganych zestawień oraz zapewniać odpowiednią ochronę i możliwość odtworzenia danych.
W przypadku organizacji korzystających z programu księgowego warto sprawdzić, czy został on dostosowany do zasad UEPiK obowiązujących od 2026 r.
Krok 10. Rozpocznij bieżące prowadzenie UEPiK
Po wykonaniu wcześniejszych kroków można rozpocząć bieżące prowadzenie uproszczonej ewidencji.
Od 2026 r. organizacja musi prowadzić UEPiK rzetelnie i w sposób niewadliwy.
W praktyce oznacza to konieczność systematycznego:
-
ewidencjonowania przychodów,
-
ewidencjonowania kosztów,
-
kontrolowania przepływów finansowych,
-
aktualizowania wykazu środków trwałych,
-
prowadzenia zestawienia uzupełniającego,
-
gromadzenia i prawidłowego opisywania dokumentów.
Przejście z pełnej księgowości na UEPiK – o czym pamiętać?
Jeżeli fundacja lub stowarzyszenie prowadzi obecnie pełne księgi rachunkowe i chce rozpocząć prowadzenie UEPiK, zmiana wymaga wcześniejszego przygotowania.
Należy przede wszystkim:
-
sprawdzić, czy organizacja spełnia warunki stosowania UEPiK,
-
zweryfikować przychody z poprzedniego roku,
-
podjąć odpowiednią decyzję wewnętrzną,
-
dokonać zawiadomienia właściwego urzędu skarbowego w wymaganym terminie,
-
przygotować zasady prowadzenia UEPiK,
-
ustalić sposób przeniesienia danych potrzebnych do rozpoczęcia uproszczonej ewidencji,
-
przygotować wymagane zestawienia,
-
uporządkować dokumentację księgową.
Szczególną uwagę należy zwrócić na dane dotyczące środków trwałych, przepływów finansowych oraz informacje potrzebne do prawidłowego prowadzenia nowego zestawienia uzupełniającego.
UEPiK 2026 – najczęstsze błędy przy przejściu na uproszczoną ewidencję
Przy wdrażaniu UEPiK organizacje często koncentrują się wyłącznie na samym księgowaniu dokumentów. Tymczasem równie ważne jest prawidłowe przygotowanie całego systemu ewidencji.
Do najczęstszych problemów należą:
-
rozpoczęcie UEPiK bez wcześniejszego sprawdzenia, czy organizacja spełnia wszystkie warunki,
-
brak zawiadomienia urzędu skarbowego,
-
nieprawidłowe określenie źródeł przychodów,
-
niewłaściwe dokumentowanie wpłat,
-
brak odpowiedniego zestawienia uzupełniającego,
-
brak aktualnego wykazu środków trwałych,
-
nieprawidłowe zasady dokumentowania wydatków związanych z dotacjami,
-
korzystanie z ewidencji niedostosowanej do wymagań obowiązujących od 2026 r.
Podsumowanie – jak przejść na UEPiK w 2026 roku?
Przejście na UEPiK najlepiej potraktować jako proces składający się z kilku etapów, a nie tylko zmianę programu księgowego.
Najważniejsze jest:
sprawdzenie prawa do UEPiK → podjęcie decyzji → zawiadomienie urzędu skarbowego → przygotowanie zasad prowadzenia ewidencji → wdrożenie wymaganych zestawień → uporządkowanie dokumentacji → rozpoczęcie bieżącego prowadzenia UEPiK.
Od 2026 r. organizacje muszą uwzględnić również nowe zasady wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 22 grudnia 2025 r., w tym obowiązek prowadzenia zestawienia uzupełniającego.
