Księgowość stowarzyszenia – jaką wybrać?

Stowarzyszenia stanowią w Polsce najliczniejszą grupę organizacji pozarządowych. Drugą najczęściej wybieraną formą NGO jest fundacja. Tak duża popularność stowarzyszeń wśród organizacji pozarządowych wynikać może m.in. z faktu, iż w przypadku tej formy rozpoczęcie działań nie wymaga żadnego kapitału początkowego. Wystarczy jedynie kilka osób, które chcą wspólnie działać. Inaczej jest w przypadku fundacji, którą powołuje fundator (o tym, kim jest fundator, można przeczytać TUTAJ). Fundacji nie można zarejestrować w KRS bez wniesienia przez fundatora określonego wkładu, zwanego funduszem założycielskim. Najważniejsze informacje o funduszu założycielskim (co może nim być, jaka jest jego minimalna wartość) można znaleźć TUTAJ.

Rodzaje stowarzyszeń

Stowarzyszenia dzielą się na stowarzyszenia posiadające osobowość prawną (wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego) i stowarzyszenia zwykłe, nieposiadające osobowości prawnej. Taki podział stowarzyszeń wprowadziła Ustawa Prawo o stowarzyszeniach z dnia 7 kwietnia 1989 r. Więcej na temat stowarzyszeń, ich rodzajów można się się dowiedzieć tutaj RODZAJE STOWARZYSZEŃ.

Stowarzyszenia, tak jak inne organizacje pozarządowe, muszą prowadzić księgowość – bez względu na formę stowarzyszenia. Błędem jest przekonanie, że skoro stowarzyszenie nie jest zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym, to nie musi prowadzić żadnej księgowości. Obowiązek prowadzenia księgowości dotyczy każdego stowarzyszenia, również zwykłego.

Wybór księgowości

Księgowość polega na ewidencjonowaniu wszelkich zdarzeń występujących w organizacji w ujęciu pieniężnym i ilościowym. Księgowość jest częścią rejestracyjną rachunkowości. W skład rachunkowości, oprócz księgowości wchodzi także rachunek kosztów i sprawozdawczość finansowa. Rachunkowość jest więc pojęciem szerszym od księgowości, choć często oba określenia są używane zamiennie. Rachunkowość pełni wiele ważnych funkcji w gospodarce. O funkcjach rachunkowości można przeczytać tutaj RACHUNKOWOŚĆ A STAROŻYTNOŚĆ.

Spółki prawa handlowego nie mają możliwości wyboru rodzaju prowadzonej księgowości. Obowiązuje je ustawa o rachunkowości i konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Stowarzyszenia, podobnie jak fundacje, mają możliwość  wyboru formy księgowości. Możliwość wyboru formy księgowości nie dotyczy jedynie stowarzyszeń, które w momencie rozpoczęcia działań decydują się na prowadzenie działalności gospodarczej.
Stowarzyszenia zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców KRS muszą prowadzić pełną księgowość, czyli stosować się do zapisów ustawy o rachunkowości.
Pozostałe stowarzyszenia w momencie rozpoczęcia działalności mogą podjąć decyzję, czy chcą prowadzić tzw. pełną księgowość według zapisów ustawy o rachunkowości, czy też decydują się na uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. Możliwość prowadzenia uproszczonej ewidencji została wprowadzona w drodze Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 października 2018 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego. (Z pełną wersją rozporządzenia można się zapoznać TUTAJ).

Uproszczona Ewidencja Przychodów i Kosztów (UEPiK)

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów polega na prowadzeniu:

Zestawienie przychodów i kosztów bardzo przypomina podatkową księgę przychodów i rozchodów, którą prowadzą m.in. małe firmy. Najogólniej rzecz biorąc, sporządzanie tego zestawienia polega na wpisywaniu uzyskanych przychodów i poniesionych kosztów, które wystąpiły w stowarzyszeniu w danym miesiącu.

Do sporządzenia deklaracji rocznej CIT-8 (a w szczególności do prawidłowego wypełnienia załącznika do tej deklaracji czyli CIT-8/0) pomocą służy drugie z wymienionych zestawień, czyli zestawienie przepływów finansowych. W tej ewidencji należy przypisać wartość dochodu do przysługującego mu zwolnienia z podatku dochodowego.

Stowarzyszenia w „Informacji o odliczeniach od dochodu i od podatku oraz o dochodach wolnych i zwolnionych od podatku” (CIT-8/0 wersja 15) najczęściej wypełniają:

  • poz. 17, czyli „Dochody (przychody) wolne od podatku na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy w części przeznaczonej na cele statutowe”;

  • poz. 36, czyli „Składki członkowskie członków organizacji politycznych, społecznych i zawodowych”;

  • poz. 40, czyli „Dotacje otrzymane z budżetu państwa lub budżetu jednostek samorządowych”.

Ewidencja przepływów finansowych uwzględnia wszystkie wymienione rodzaje zwolnień. Oprócz tego pozwala mieć „pieczę” nad wartością dochodów, które jeszcze nie zostały w całości wydatkowane, np. w poprzednim roku. Ewidencja ta wymaga dobrej znajomości przepisów podatkowych już na etapie prowadzenia księgowości (w trakcie roku). Wiedza o tym, co według ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest kosztem uzyskania przychodu, a co nim nie jest, jest niezbędna, aby prawidłowo sporządzić opisane zestawienia. Nie wszystkie wydatki ponoszone przez stowarzyszenie są kosztami na gruncie podatku dochodowego i tym samym stanowią tzw. NKUPy.
Pozostałe z wymienionych ewidencji stowarzyszenie musi prowadzić, gdy zatrudnia pracowników (karty przychodów pracowników) lub posiada na stanie środki trwałe bądź wartości niematerialne i prawne (wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i WNiP).

Księgi rachunkowe w stowarzyszeniu

Drugą formą księgowości, którą może prowadzić stowarzyszenie, jest tzw. pełna księgowość, czyli prowadzenie ksiąg rachunkowych, zwanych też księgami handlowymi.
Pełna księgowość polega na księgowaniu (uwzględnianiu) wszelkich operacji, jakie zaistniały w stowarzyszeniu i zarazem mają jakąkolwiek wartość pieniężną.
Do obowiązków w ramach prowadzenia pełnej księgowości należy m.in.:
– sporządzenie polityki rachunkowości, zawierającej opis zasad określających, w jaki sposób stowarzyszenie ma prowadzić księgi rachunkowe;
– sporządzenie planu kont, czyli wykazu kont księgowych, na których księguje się dane operacje;
– sprawdzenie każdego dokumentu będącego podstawą zapisu w księgach rachunkowych (tzw. kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa);
– dekretacja dokumentów księgowych, czyli przypisanie ich do odpowiednich kont księgowych.

Poza tym niezbędne jest prowadzenie rozrachunków z dostawcami, odbiorcami czy np. sponsorami stowarzyszenia. Na koniec każdego miesiąca należy też sporządzić zestawienia obrotów i sald kont księgowych.
Wybór pełnej księgowości zobowiązuje ponadto do prowadzenia (podobnie jak w przypadku UEPiK) ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Dodatkowym obowiązkiem przy wyborze ksiąg rachunkowych jest konieczność sporządzenia sprawozdania finansowego (szerzej o celach sprawozdań CELE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH)
Wybór uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów zwalnia z tego obowiązku.

Prowadzenie pełnej księgowości daje, jak sama nazwa wskazuje, pełny obraz tego, co dzieje się w stowarzyszeniu. Pozwala dowiedzieć się m.in. jakim majątkiem dysponuje stowarzyszenie, ile ma gotówki w kasie czy na rachunku bankowym, ile ma nieopłaconych zobowiązań, a także kto i ile pieniędzy winny jest stowarzyszeniu (np. za świadczone usługi). Do uzyskania odpowiedzi na te pytania służy m.in. bilans, który jest jednym z elementów sprawozdania finansowego.

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów nie daje takich informacji. Ogranicza się jedynie do kontroli przychodów i wydatków, a także do pomocy w wypełnieniu deklaracji CIT-8 wraz z załącznikami.
Uproszczona ewidencja sprawdzi się więc przede wszystkim w bardzo małych stowarzyszeniach, które nie mają zróżnicowanych dochodów, np. utrzymują się tylko ze składek bądź darowizn. Jeśli stowarzyszenie będzie chciało ubiegać się o dotacje z budżetu państwa, nie powinno decydować się na uproszczoną księgowość – w umowach dotacyjnych często wymagane jest prowadzenie wyodrębnionej księgowości zgodnie z ustawą o rachunkowości. Przy ubieganiu się o dotację trzeba niekiedy przedstawić sprawozdanie finansowe stowarzyszenia za poprzedni rok. Jeśli więc stowarzyszenie planuje ubiegać się o dotację, to lepszą decyzją będzie wybór pełnej księgowości.

Wybór uproszczonej ewidencji trzeba zgłosić

Stowarzyszenie, które chciałoby skorzystać ze stosowania uproszczeń w prowadzeniu księgowości i wybrać uproszczoną ewidencję (UEPiK), ma 30 dni na zgłoszenie tego zamiaru do swojego urzędu skarbowego. Jeśli nie dokona zgłoszenia w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności, z automatu objęte jest obowiązkiem prowadzenia pełnej księgowości. Jeśli stowarzyszenie spóźni się ze złożeniem zgłoszenia o prowadzeniu księgowości w formie uproszczonej, musi prowadzić księgi rachunkowe, sporządzić politykę rachunkowości, plan kont i stosować się do innych obowiązków, wymaganych przez ustawę o rachunkowości. Na koniec roku będzie musiało również sporządzić sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej xml i CIT-8.
Jeśli w kolejnym roku stowarzyszenie chciałoby „przejść” na uproszczoną księgowość, musi zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego. Ma na to czas do 31 stycznia. Takie stowarzyszenie będzie musiało spełnić również inne warunki, które dają prawo do skorzystania z prowadzenia UEPiK. Warunkami tymi są:
– działanie w sferze zadań publicznych,
– nieprowadzenie działalności gospodarczej,
– brak statusu OPP,
– przychód poniżej 100 tys zł, osiągnięty tylko i wyłącznie z:
1) działalności nieodpłatnej pożytku publicznego (składki członkowskie, darowizny, zapisy, spadki, dotacje, subwencje, zbiórki publiczne);
2) działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług;
3) z tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych;
4) tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych.

Jeśli wszystkie te warunki zostały spełnione, stowarzyszenie może zgłosić, że będzie prowadzić księgowość w formie uproszczonej. W ten sposób zostanie zwolnione z obowiązku sporządzenia na koniec roku sprawozdania finansowego, często błędnie nazywanego „bilansem”.
Prowadzenie uproszczonej ewidencji nie zwalnia oczywiście z obowiązku sporządzenia i wysłania do urzędu skarbowego deklaracji CIT-8. Zarówno prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i uproszczonej ewidencji zobowiązuje do sporządzenia takiej deklaracji. Nie ma tutaj żadnych zwolnień dla stowarzyszeń ani innych organizacji pozarządowych. Nie ma też znaczenia fakt, iż w danym roku stowarzyszenie nie działało aktywnie i nie osiągnęło żadnych przychodów ani nie poniosło żadnych kosztów. Nawet w takiej sytuacji stowarzyszenie musi sporządzić deklarację CIT-8 (wpisując w poszczególne pozycje zera) i złożyć do urzędu skarbowego.

Podsumowanie

Podejmując decyzję o rodzaju prowadzonej księgowości, każde stowarzyszenie musi przeanalizować, jaki rodzaj księgowości będzie najbardziej odpowiedni. Każdorazowo należy wziąć pod uwagę specyfikę prowadzonej działalności. Uproszczona ewidencja dla jednego stowarzyszenia może być dobrym wyborem, dla innego, które np. chce ubiegać się o dotację, będzie to wybór nietrafny. Na pewno nie należy brać pod uwagę jedynie faktu, iż przy uproszczonej księgowości nie ma obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego. Jest to częsty argument za decyzją o wyborze UEPiK. Tymczasem może okazać się, że sprawozdanie finansowe będzie cennym źródłem informacji o tym, co dzieje się w stowarzyszeniu lub ułatwi uzyskanie dotacji. Co więcej, publikacja sprawozdań finansowych (np. na stronie internetowej stowarzyszenia) z pewnością przyczyni się do zwiększenia przejrzystości w zakresie finansów, co w oczach potencjalnych darczyńców może okazać się cennym argumentem za udzieleniem danemu stowarzyszeniu wsparcia finansowego.


Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów dla stowarzyszenia od 150,00


Pełna księgowość (księgi rachunkowe) dla stowarzyszenia od 200,00


O wadach i zaletach prowadzenia UEPiK można poczytać TUTAJ

Post Author: Marta Nowacka

}