Stowarzyszenia otrzymują środki z różnych źródeł. Jednym z nich są składki członkowskie, a innym darowizny. Choć obie wpłaty stanowią przychody organizacji, nie są tym samym i nie powinny być automatycznie traktowane w identyczny sposób.
Rozróżnienie składki członkowskiej i darowizny ma znaczenie przede wszystkim dla prawidłowego dokumentowania wpłat, ich ewidencjonowania oraz późniejszego rozliczenia finansowego organizacji.
W przypadku stowarzyszeń prowadzących uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPiK) warto od początku przyjąć jasne zasady rozpoznawania i dokumentowania obu rodzajów przychodów.
Czym jest składka członkowska?
Składka członkowska jest wpłatą związaną z członkostwem w stowarzyszeniu. Obowiązek jej opłacania oraz zasady ustalania jej wysokości powinny wynikać z dokumentów obowiązujących w organizacji, w szczególności ze statutu oraz uchwał właściwych organów stowarzyszenia.
Charakterystyczną cechą składki członkowskiej jest więc jej związek z członkostwem w organizacji.
Przykładowo, jeżeli statut stowarzyszenia przewiduje obowiązek opłacania składki w wysokości 100 zł rocznie, wpłata dokonana przez członka z tego tytułu jest składką członkowską.
Składka członkowska – najważniejsze cechy
Składka członkowska:
-
jest związana z członkostwem w stowarzyszeniu,
-
wynika z zasad obowiązujących w organizacji,
-
może być obowiązkowa dla członków zgodnie ze statutem lub uchwałą,
-
stanowi przychód stowarzyszenia,
-
powinna być możliwa do zidentyfikowania i powiązania z konkretnym członkiem.
Czym jest darowizna?
Darowizna ma inny charakter. Jest to dobrowolne przysporzenie majątkowe dokonane na rzecz organizacji, które nie wynika z obowiązku opłacania składki członkowskiej.
Darowizna może zostać przekazana zarówno przez członka stowarzyszenia, jak i przez osobę, która nie jest członkiem organizacji.
Co ważne, darowizna nie musi mieć formy pieniężnej. Organizacja może otrzymać również darowiznę rzeczową, np. sprzęt komputerowy, materiały biurowe czy wyposażenie wykorzystywane do działalności statutowej.
Darowizna – najważniejsze cechy
Darowizna:
-
jest dobrowolna,
-
nie wynika z samego faktu członkostwa,
-
może pochodzić od osoby fizycznej, firmy lub innej organizacji,
-
może mieć formę pieniężną albo rzeczową,
-
powinna być odpowiednio udokumentowana.
Składka członkowska a darowizna – najważniejsza różnica
Najprościej można powiedzieć:
składka członkowska wynika z członkostwa, natomiast darowizna wynika z dobrowolnej decyzji darczyńcy o przekazaniu majątku organizacji.
Przykład:
Pan Jan jest członkiem stowarzyszenia i zgodnie z uchwałą powinien zapłacić 200 zł składki za 2026 r. Wpłaca 200 zł na rachunek stowarzyszenia.
Jest to składka członkowska.
Jeżeli natomiast ten sam członek dodatkowo wpłaci 1 000 zł na zakup sprzętu sportowego dla stowarzyszenia i wpłata ta nie wynika z obowiązku członkowskiego, może stanowić darowiznę.
Nie powinno się więc kwalifikować wpłaty wyłącznie na podstawie tego, kto ją wpłacił. Istotny jest przede wszystkim tytuł i charakter wpłaty.
Czy każda wpłata od członka jest składką?
Nie.
To jeden z częstszych błędów w praktyce stowarzyszeń.
Członek może dokonywać na rzecz organizacji różnych wpłat, np.:
-
składki członkowskiej,
-
darowizny,
-
opłaty za udział w wydarzeniu,
-
opłaty za zajęcia lub szkolenie prowadzone w ramach działalności odpłatnej,
-
zwrotu wcześniej otrzymanej zaliczki.
Dlatego przy ewidencjonowaniu wpłat nie powinno się kierować wyłącznie informacją, że pieniądze wpłynęły od członka stowarzyszenia.
Jak ewidencjonować składki członkowskie w UEPiK?
W UEPiK otrzymane składki członkowskie ujmuje się jako przychody organizacji.
Podstawą zapisu może być dokument potwierdzający otrzymanie środków, np. wyciąg bankowy w przypadku wpłaty na rachunek bankowy.
Przykład:
Stowarzyszenie otrzymało 15 stycznia 2026 r. przelew w wysokości 200 zł. W tytule przelewu członek wskazał: „Składka członkowska 2026 – Jan Kowalski”.
Taka wpłata powinna zostać odpowiednio ujęta w ewidencji przychodów.
Co powinien zawierać opis wpłaty?
W przypadku składek warto zadbać, aby z dokumentacji wynikało:
-
kto dokonał wpłaty,
-
jaka była kwota,
-
kiedy dokonano wpłaty,
-
czego dotyczyła wpłata,
-
za jaki okres została zapłacona składka.
Przy większej liczbie członków bardzo pomocna jest dodatkowa ewidencja pomocnicza składek członkowskich.
Jak ewidencjonować darowizny w UEPiK?
Darowizny również stanowią przychody organizacji i powinny zostać odpowiednio ujęte w UEPiK.
W przypadku darowizny pieniężnej podstawowym dokumentem może być potwierdzenie przelewu lub wyciąg bankowy, z którego wynika otrzymanie środków przez stowarzyszenie.
Warto również posiadać dokument potwierdzający charakter przekazanych środków, szczególnie jeżeli z samego przelewu nie wynika jednoznacznie, że jest to darowizna.
Przykład
Firma przekazuje stowarzyszeniu 5 000 zł. W tytule przelewu wpisano:
„Darowizna na działalność statutową”.
Stowarzyszenie powinno zachować dokumentację pozwalającą jednoznacznie wykazać, że otrzymana kwota była darowizną.
A co z darowizną rzeczową?
Darowizna nie musi oznaczać przekazania pieniędzy.
Przykładowo firma może przekazać stowarzyszeniu:
-
komputer,
-
drukarkę,
-
sprzęt sportowy,
-
meble,
-
materiały potrzebne do realizacji projektu.
W przypadku darowizny rzeczowej szczególnie ważne jest odpowiednie udokumentowanie przekazania przedmiotu oraz jego wartości.
W zależności od charakteru przekazanego składnika majątku mogą pojawić się również dodatkowe obowiązki ewidencyjne, np. związane z ujęciem środka trwałego.
Czy składkę można nazwać darowizną?
Nie warto stosować tych pojęć zamiennie.
Jeżeli wpłata jest obowiązkową składką wynikającą z zasad członkostwa, powinna być odpowiednio oznaczona jako składka członkowska.
Jeżeli natomiast członek dobrowolnie przekazuje dodatkowe środki organizacji, niezależnie od obowiązku zapłaty składki, można rozważyć zakwalifikowanie wpłaty jako darowizny – pod warunkiem że spełnia ona warunki właściwe dla darowizny.
Prawidłowa kwalifikacja jest ważna również dlatego, że darowizny mogą wiązać się z dodatkowymi zasadami podatkowymi i dokumentacyjnymi.
Czy składki członkowskie i darowizny ujmuje się osobno?
Warto je rozróżniać w dokumentacji i ewidencji pomocniczej.
Nawet jeżeli oba rodzaje wpłat są przychodami organizacji, osobne oznaczanie składek i darowizn pozwala łatwiej:
-
kontrolować wykonanie obowiązków członkowskich,
-
sprawdzić wysokość otrzymanych darowizn,
-
przygotować informacje potrzebne do rozliczeń,
-
wyjaśnić charakter poszczególnych wpłat,
-
odpowiedzieć na pytania podczas kontroli.
Przy większej liczbie wpłat szczególnie przydatne jest prowadzenie prostego zestawienia pomocniczego.
Przykład ewidencji
Stowarzyszenie w styczniu otrzymało:
-
10 składek członkowskich po 200 zł – łącznie 2 000 zł,
-
darowiznę od osoby fizycznej – 1 000 zł,
-
darowiznę od firmy – 3 000 zł.
W dokumentacji warto wyraźnie rozdzielić te wpłaty:
Składki członkowskie – 2 000 zł
Darowizny – 4 000 zł
Dzięki temu organizacja wie nie tylko, ile łącznie otrzymała środków, ale również z jakiego źródła pochodziły przychody.
Najczęstsze błędy
W praktyce stowarzyszeń najczęściej pojawiają się następujące problemy:
1. Wszystkie wpłaty od członków są księgowane jako składki
Sam fakt, że wpłacającym jest członek stowarzyszenia, nie przesądza o charakterze wpłaty.
2. Brak opisu przelewu
Opis „wpłata” albo „dla stowarzyszenia” może utrudnić późniejsze ustalenie, czego dotyczyła wpłata.
3. Brak dokumentu dotyczącego darowizny
Szczególnie przy większych kwotach warto zadbać o odpowiednią dokumentację darowizny.
4. Łączenie składek z opłatami za zajęcia lub wydarzenia
Składka członkowska nie jest automatycznie opłatą za świadczenie wykonywane przez stowarzyszenie.
5. Brak ewidencji pomocniczej składek
Przy większej liczbie członków sama ewidencja księgowa może nie wystarczyć zarządowi do kontroli tego, kto zapłacił składkę, a kto ma zaległość.
Podsumowanie
Składka członkowska i darowizna to dwa różne rodzaje wpłat na rzecz stowarzyszenia.
Składka jest związana z członkostwem i obowiązkami wynikającymi z zasad obowiązujących w organizacji. Darowizna ma natomiast charakter dobrowolnego przysporzenia majątkowego i nie musi mieć związku z członkostwem.
Oba rodzaje wpłat mogą stanowić przychody stowarzyszenia prowadzącego UEPiK, ale powinny być prawidłowo rozpoznane, udokumentowane i rozróżniane w dokumentacji organizacji.
Warto już na etapie przyjmowania wpłaty zadbać o jej właściwy opis. Dzięki temu późniejsze prowadzenie UEPiK, przygotowanie rozliczeń oraz kontrola finansów stowarzyszenia będą znacznie prostsze.
Potrzebujesz pomocy w prowadzeniu UEPiK?
Prawidłowe rozróżnienie składek członkowskich, darowizn, dotacji i innych przychodów jest jednym z elementów prawidłowego prowadzenia finansów organizacji pozarządowej. Prowadzimy księgowość fundacji i stowarzyszeń oraz UEPiK, dostosowując sposób ewidencji do specyfiki organizacji ->OFERTA
