Marzec to dla wielu organizacji pozarządowych czas intensywnych prac nad sprawozdaniami finansowymi – wszystkie sprawozdania powinny być podpisane elektronicznie do końca miesiąca. W jakim formacie powinno być sporządzone sprawozdanie i komu należy je przedstawić? Czy fakt prowadzenia przez fundację lub stowarzyszenie działalności gospodarczej ma jakieś znaczenie? Poniżej odpowiedzi na podstawowe pytania związane ze sporządzaniem sprawozdań finansowych za 2019 rok w organizacjach pozarządowych.
Czy struktura sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej (fundacji, stowarzyszenia), która nie prowadzi działalności gospodarczej powinna być inna niż w przypadku organizacji, która taką działalność prowadzi?
Od 2020 roku odpowiedź na to pytanie brzmi: NIE. Jeszcze w ubiegłym roku podmioty NGO z działalnością gospodarczą musiały składać sprawozdanie finansowe za 2018 rok sporządzone według tzw. struktury logicznej (xml), zaś organizacje nieprowadzące działalności mogły złożyć sprawozdanie sporządzone w dowolnym formacie. Zmiany wprowadzone w 2020 roku powodują, że każda organizacja pozarządowa, która składa sprawozdanie finansowe za 2019 rok, zobowiązana jest do sporządzenia sprawozdania według tzw. struktury logicznej (xml).
Jak wygląda sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej (xml)?
Tak zwana struktura logiczna ma formę ciągu znaków, pod którym niejako zaszyfrowane jest sprawozdanie finansowe fundacji lub stowarzyszenia. Słowem – patrząc na sprawozdanie sporządzone w strukturze logicznej, niełatwo odczytać tam logiczne (sic!) informacje, ale instytucje, do których trafia sprawozdanie, bez problemu „odszyfrują” wiadomość.
Jak zwykłemu sprawozdaniu nadać strukturę logiczną (xml)?
Do uzyskania struktury logicznej (xml) potrzebny jest specjalny program księgowy albo narzędzie, które bezpłatnie udostępnia Ministerstwo Finansów. Nie zapominajmy, że tak sporządzone sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane przy użyciu podpisu elektronicznego.
Gdzie należy złożyć sprawozdanie finansowe sporządzone według struktury logicznej (xml)?
Tu pojawia się ważna różnica między organizacjami pozarządowymi prowadzącymi działalność gospodarczą a organizacjami nieprowadzącymi takiej działalności.
Fundacje, stowarzyszenia i inne podmioty NGO, które prowadzą działalność gospodarczą, podobnie jak w roku ubiegłym, przesyłają sprawozdania do Krajowego Rejestr Sądowego. Organizacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej, muszą przesłać swoje sprawozdania Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Warto nadmienić, że do tej pory podmioty NGO bez działalności gospodarczej przesyłały sprawozdania do urzędów skarbowych. Od 2020 urząd skarbowy przestaje być miejscem składania sprawozdań finansowych dla podmiotów NGO niebędących przedsiębiorcami.
Podsumowując: od 2020 roku organizacje pozarządowe – zarówno prowadzące działalność gospodarczą, jak i te bez działalności – przygotowują sprawozdanie finansowe według struktury logicznej (xml). Pierwsze przesyłają swoje sprawozdania do KRS, drugie – do KAS. W każdym przypadku wymagany jest elektroniczny podpis osoby odpowiedzialnej za sporządzenie sprawozdania oraz kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Oznacza to, że np. w fundacji sprawozdanie muszą podpisać wszyscy członkowie zarządu.
—————————————————————
Jakie elementy powinny być zawarte w sprawozdaniu finansowym specjalnie dedykowanego organizacjom NGO można znaleźć TUTAJ (załącznik nr 6 do ustawy o rachunkowości).
A jak ktoś zastanawia się po co w ogóle sporządza się sprawozdania finansowe, to może zajrzeć na stronę –> CELE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH
