Czas na złożenie sprawozdania merytorycznego z działalności fundacji za rok 2019 mija 31.12.2020 roku. Pomimo pandemii termin ten nie został przedłużony, jak to miało miejsce np. w przypadku sprawozdań finansowych.

Ustawa o fundacjach a sprawozdanie merytoryczne

Obowiązek składania sprawozdania z działalności fundacji do odpowiedniego ministra wynika z art. 12 ust. 2 ustawy o fundacjach: „Fundacja składa corocznie właściwemu ministrowi sprawozdanie ze swojej działalności.” W ustawie nie został podany termin złożenia sprawozdania, ale przyjęto, że sprawozdanie za dany rok należy złożyć do końca następnego roku kalendarzowego.

Warto zaznaczyć, że nie wszystkie fundacje zobowiązane są do sporządzania sprawozdania merytorycznego. Z obowiązku tego zwolnione są fundacje posiadające status OPP – te muszą spełnić inny obowiązek sprawozdawczy.

Sprawozdania fundacji OPP

Fundacje posiadające status OPP, zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o fundacjach, mają obowiązek „zamieścić na stronie podmiotowej Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w Biuletynie Informacji Publicznej sprawozdanie merytoryczne z działalności oraz sprawozdanie finansowe”. Spełnienie tego obowiązku zwalnia fundacje z konieczności przesyłania sprawozdania do ministra, pod którego podlegają (z racji realizowania określonych w statucie zadań). Samo posiadanie statusu OPP nie uprawnia do tego zwolnienia.
Aby fundacja mogła skorzystać z omawianego zwolnienia, muszą być więc spełnione łącznie dwa warunki:

• posiadanie statusu OPP

• zamieszczenie sprawozdania finansowego oraz merytorycznego w bazie sprawozdań OPP

Celem sprawozdania z działalności jest przedstawienie działań, jakie fundacja podjęła i zrealizowała w danym roku kalendarzowym. Sprawozdanie sporządzane jest za każdy rok oddzielnie. Informacje, jakie powinny zostać zawarte w sprawozdaniu z działalności fundacji, wymienione są w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji. Pełna treść rozporządzenia – > Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości

Fundacja powinna odnieść się do każdego z punktów zawartych w rozporządzeniu.

Obowiązek sprawozdawczy pomimo braku działań

Jeśli fundacja w roku, za który składa sprawozdanie, nie działała aktywnie, również musi złożyć sprawozdanie z działalności. W takiej sytuacji w sprawozdaniu należy poinformować o braku działań oraz przedstawić te informacje, które są możliwe do podania.

Formy płatności od 2019 roku

W związku z wejściem w życie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (1 marca 2018) zakres informacji, jakie powinny być zawarte w sprawozdaniu z działalności, został znacznie rozszerzony.
Zmiana rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji została wprowadzona 1 stycznia 2019 roku. W związku z tym już w sprawozdaniach z działań dokonanych w 2018 roku należało uwzględniać dodatkowe informacje, dotyczące przede wszystkim form płatności.

Sprawozdanie z działalności a sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie z działalności nie jest tym samym, co sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie finansowe organizacje muszą przesyłać do Krajowego Rejestru Sądowego albo do Krajowej Administracji Skarbowej.
Fundacje nie muszą wysyłać ministrowi sprawozdania finansowego wraz ze sprawozdaniem z działalności. W sprawozdaniu z działalności muszą jednak zostać zawarte niektóre z informacji figurujących w sprawozdaniu finansowym. Szczególnie pomocna przy sporządzaniu sprawozdania merytorycznego może okazać się informacja dodatkowa, będąca częścią sprawozdania finansowego. O tym, co powinno znaleźć się w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego w artykule –> INFORMACJA DODATKOWA.

Sporządzając informacje dodatkową, warto zawrzeć w niej dane finansowe, które będą pomocne przy sporządzaniu sprawozdania z działalności. Taki zabieg znacznie ułatwi i usprawni pracę nad sprawozdaniem z działalności.
Ze sporządzaniem sprawozdania z działalności nie warto czekać do ostatniego momentu. Sporządzając sprawozdanie wcześniej, pod koniec roku będziemy mieli już „spokojną głowę” i będziemy mogli skupić się na zadaniach związanych z zamykaniem bieżącego roku. Sporządzenie sprawozdania z działalności jest przecież zadaniem czasochłonnym – szczególnie od momentu wejścia w życie nowelizacji rozporządzenia w zakresie podawania form płatności przy wykazywanych kosztach i przychodach. Powinna o tym pamiętać przede wszystkim organizacja prowadząca wiele różnorodnych działań, za które pobiera gotówkę lub gotówką płaci.

Podpisy pod sprawozdaniem z działalności

Zgodnie z § 4. wspomnianego wcześniej rozporządzenia sprawozdanie podpisuje co najmniej dwóch członków zarządu fundacji, jeżeli statut fundacji nie stanowi inaczej. Dlatego ważne jest sprawdzenie, kto – zgodnie ze statutem – może takie sprawozdanie podpisać.
Fundacje mają możliwość sprawdzenia, kto został upoważniony do reprezentowania fundacji i składania oświadczenia woli w imieniu fundacji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Taką możliwość daje wyszukiwarka podmiotów na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości.
Najczęściej osobami do tego upoważnionymi są dwaj członkowie zarządu fundacji bądź – w przypadku powołania zarządu wieloosobowego – prezes lub dwóch członków zarządu. Jeśli zapis w statucie nie zgadza się z wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym, to należy ten wpis zaktualizować.

Obowiązek upubliczniania sprawozdań

Fundacje mają obowiązek upubliczniania sporządzonych sprawozdań, z czego nie każda fundacja zdaje sobie sprawę. Obowiązek ten nie wynika z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości ale wprost z samej ustawy o fundacjach. (art. 12 ust. 3).

Sprawozdanie z działalności stowarzyszenia

W przeciwieństwie do fundacji, stowarzyszenia nie muszą sporządzać sprawozdań z działalności – prawo o stowarzyszeniach nie nakłada na nie takiego obowiązku. W praktyce jednak zdarza się, że stowarzyszenia sporządzają takie sprawozdania – gdy chcą pozyskać dotacje lub dla własnych celów. Takim celem może być np. przedstawienie na walnym zebraniu członków, jakie zadania i cele udało się osiągnąć w danym roku. Co więcej, udostępnienie sprawozdania z działalności do publicznej wiadomości (np. na stronie internetowej), może przyczynić się do pozyskania nowych członków bądź też nowych sponsorów lub darczyńców. W przypadku stowarzyszeń nie ma specjalnych wytycznych, jak takie sprawozdanie miałoby wyglądać. Stowarzyszenia często stosują się do zapisów rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji.

Inne artykuły dotyczące fundacji

–> KSIĘGOWOŚĆ FUNDACJI

–> FUNDUSZ ZAŁOŻYCIELSKI FUNDACJI

–> NAZWA FUNDACJI

–> KIM JEST FUNDATOR?