Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe zasady prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK) przez uprawnione organizacje pozarządowe. Nowe przepisy wprowadziło rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 22 grudnia 2025 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego. Zastąpiło ono dotychczasowe rozporządzenie z 2018 r.

Dla fundacji i stowarzyszeń oznacza to przede wszystkim konieczność dostosowania sposobu prowadzenia ewidencji do nowych zasad oraz korzystania z nowych wzorów dokumentów.

Co zmieniło się w UEPiK od 2026 roku?

Jedną z najważniejszych zmian jest określenie na nowo elementów, które składają się na uproszczoną ewidencję. Od 2026 r. UEPiK obejmuje cztery podstawowe zbiory zapisów:

• zestawienie przychodów i kosztów,
• zestawienie przepływów finansowych,
• wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• zestawienie uzupełniające.

To właśnie zestawienie uzupełniające jest jednym z najważniejszych nowych elementów UEPiK 2026.

1. Nowe zestawienie uzupełniające w UEPiK

Od 2026 r. organizacja prowadząca UEPiK musi prowadzić również zestawienie uzupełniające.

Jego zadaniem jest zebranie danych potrzebnych m.in. do realizacji obowiązków wynikających z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Zestawienie powinno zawierać również informacje o łącznej wartości darowizn rzeczowych, niezbędne do ustalenia określonego w ustawie limitu.

Przepisy pozwalają również organizacji na umieszczenie w zestawieniu uzupełniającym innych danych, o ile nie są to dane osobowe. Zakres dodatkowych informacji powinien zostać określony w opisie zasad prowadzenia UEPiK.

W praktyce oznacza to, że od 2026 r. nie wystarczy prowadzenie dotychczasowych zestawień – dokumentacja organizacji powinna zostać dostosowana do nowego zakresu UEPiK.

2. Nowy wzór zestawienia przychodów i kosztów

Od 2026 r. obowiązuje również nowy wzór podstawowego zestawienia przychodów i kosztów.

W zestawieniu ujmuje się m.in.:

• przychody,
• koszty uzyskania przychodów,
• koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów,
• opis zdarzenia oraz numer dowodu księgowego.

Przepisy wskazują, że wśród przychodów mogą znajdować się m.in. składki członkowskie, darowizny, zapisy, spadki, dotacje, subwencje, przychody z ofiarności publicznej oraz przychody ze sprzedaży towarów i usług.

Szczególnie istotne jest więc prawidłowe rozróżnienie rodzaju przychodu oraz odpowiednie udokumentowanie operacji.

3. Zmiany dotyczą również wykazu środków trwałych

Nowe przepisy szczegółowo określają zakres danych, jakie powinny znaleźć się w wykazie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Wykaz powinien zawierać m.in.:

• datę nabycia lub wytworzenia,
• datę przyjęcia do używania,
• dane dotyczące dowodu potwierdzającego nabycie lub przyjęcie do używania,
• nazwę środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
• symbol KŚT,
• wartość początkową,
• stawkę amortyzacyjną,
• wysokość odpisów amortyzacyjnych,
• zaktualizowaną wartość początkową,
• informacje o likwidacji lub zbyciu.

Nowy wykaz powinien być prowadzony na bieżąco – wpis dotyczący środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej powinien zostać dokonany najpóźniej w miesiącu przyjęcia składnika majątku do używania.

4. Nowe zasady dokumentowania operacji

Nowe rozporządzenie szczegółowo określa również, jakie dokumenty mogą stanowić podstawę zapisów w UEPiK.

Podstawą zapisów mogą być m.in.:

• faktury,
• rachunki,
• wyciągi bankowe,
• dokumenty celne,
• inne prawidłowo sporządzone dowody księgowe,
• dowody wewnętrzne w przypadkach określonych w przepisach.

Przepisy dopuszczają również stosowanie dowodów zbiorczych, ale tylko w określonych przypadkach. W szczególności mogą one dotyczyć zdarzeń dokumentowanych dowodem wewnętrznym, takich jak wpłaty składek członkowskich lub darowizn.

Ma to znaczenie praktyczne dla organizacji, które otrzymują wiele drobnych wpłat od członków lub darczyńców.

5. UEPiK 2026 a sprzedaż nieudokumentowana fakturą

Nowe przepisy określają również sposób ujmowania przychodów ze sprzedaży, które nie zostały udokumentowane fakturą lub innym dokumentem wskazanym w rozporządzeniu.

Jeżeli organizacja nie prowadzi ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, przychody takie mogą być ujmowane na podstawie dowodu wewnętrznego sporządzanego na koniec dnia, obejmującego łączną wartość przychodów uzyskanych tego dnia. Zapisu dokonuje się raz dziennie.

Jest to szczególnie istotne dla fundacji i stowarzyszeń prowadzących działalność odpłatną, np. organizujących płatne zajęcia, szkolenia, warsztaty czy wydarzenia.

6. Ważne terminy dokonywania zapisów

Nowe rozporządzenie określa również terminy dokonywania zapisów w UEPiK.

W przypadku pozostałych wydatków zapisów należy dokonywać najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

W przypadku przychodów ze sprzedaży nieudokumentowanych fakturą lub innym dokumentem wskazanym w przepisach zapis powinien zostać dokonany zgodnie z zasadami określonymi dla danego rodzaju sprzedaży, w szczególności na podstawie odpowiedniego dowodu wewnętrznego.

7. UEPiK może być prowadzona elektronicznie

Nowe przepisy przewidują możliwość prowadzenia uproszczonej ewidencji w formie elektronicznej.

Organizacja korzystająca z elektronicznego systemu prowadzenia UEPiK powinna posiadać odpowiedni opis systemu przetwarzania danych oraz zasad ochrony danych. Przepisy określają również wymagania dotyczące programu komputerowego, przechowywania danych oraz możliwości ich wydruku.

Jeżeli program nie zapewnia wszystkich wymaganych funkcji, przepisy przewidują możliwość uznania elektronicznej ewidencji za prawidłową pod warunkiem sporządzenia wydruku danych za rok podatkowy w terminie 90 dni od zakończenia roku.

8. Co z organizacjami, które prowadziły UEPiK już w 2025 roku?

Organizacje, które w 2025 r. prowadziły UEPiK na podstawie poprzedniego rozporządzenia i kontynuują tę formę ewidencji w 2026 r., powinny dostosować ewidencję do nowych przepisów.

Rozporządzenie zawiera również przepisy przejściowe. W pierwszym roku podatkowym rozpoczynającym się po 31 grudnia 2025 r. określono sposób przeniesienia danych dotyczących przepływów finansowych z poprzedniego wzoru do nowego zestawienia.

Warto więc sprawdzić, czy dotychczasowe zasady prowadzenia UEPiK, stosowane w organizacji, zostały odpowiednio zaktualizowane.

Czy trzeba zmienić zasady prowadzenia UEPiK?

Tak. Organizacja prowadząca uproszczoną ewidencję powinna posiadać opis zasad jej prowadzenia, sporządzony w języku polskim.

Opis ten powinien określać m.in.:

• rok podatkowy,
• system przetwarzania danych,
• w przypadku ewidencji elektronicznej – informacje dotyczące stosowanego systemu teleinformatycznego,
• zasady ochrony danych i dokumentów księgowych.

W związku ze zmianą przepisów warto więc zweryfikować również wewnętrzne zasady prowadzenia UEPiK i dostosować je do regulacji obowiązujących od 1 stycznia 2026 r.

UEPiK 2026 – co powinno zrobić NGO?

Fundacja lub stowarzyszenie korzystające z uproszczonej ewidencji powinno przede wszystkim:

• sprawdzić, czy nadal spełnia warunki pozwalające na prowadzenie UEPiK,
• dostosować ewidencję do nowych wzorów,
• wprowadzić zestawienie uzupełniające,
• zweryfikować wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
• zaktualizować zasady prowadzenia UEPiK,
• sprawdzić sposób dokumentowania przychodów i kosztów,
• zweryfikować sposób ewidencjonowania dotacji, darowizn, składek oraz działalności odpłatnej,
• zadbać o prawidłowe przechowywanie dokumentacji i danych.

UEPiK 2026 – podsumowanie

Zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. nie oznaczają rezygnacji z uproszczonej księgowości organizacji pozarządowych. Zmieniły jednak sposób prowadzenia UEPiK, zakres wymaganej dokumentacji oraz wzory podstawowych zestawień.

Szczególnej uwagi wymagają nowe zestawienie uzupełniające, zasady prowadzenia wykazu środków trwałych oraz sposób dokumentowania poszczególnych operacji.

Prawidłowo prowadzona UEPiK powinna nie tylko spełniać wymagania podatkowe, ale również pozwalać organizacji na przejrzyste przedstawienie sposobu gospodarowania środkami.

Prowadzisz fundację lub stowarzyszenie i szukasz biura rachunkowego, które zna specyfikę księgowości NGO?

W ramach obsługi UEPiK możemy zająć się bieżącym prowadzeniem ewidencji, przygotowywaniem wymaganych zestawień, ewidencją środków trwałych oraz rozliczeniami podatkowymi organizacji. -> OFERTA