25 SIE

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów NGO – WADY i ZALETY

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK) została stworzona z myślą o określonych organizacjach pozarządowych, które spełniają warunki wskazane w przepisach. Dla niewielkiej fundacji lub stowarzyszenia może być sposobem na ograniczenie obowiązków związanych z prowadzeniem księgowości.

UEPiK nie oznacza jednak całkowitego braku obowiązków księgowych. Organizacja nadal musi prawidłowo dokumentować zdarzenia gospodarcze, prowadzić wymagane zestawienia, przechowywać dokumentację i prawidłowo rozliczać swoje zobowiązania podatkowe.

Czy UEPiK jest dobrym rozwiązaniem dla każdej organizacji? Nie. Wybór tej formy ewidencji zależy od spełnienia warunków ustawowych oraz od tego, jak wygląda działalność konkretnej fundacji lub stowarzyszenia.

Czym jest UEPiK?

UEPiK, czyli uproszczona ewidencja przychodów i kosztów, jest szczególnym sposobem prowadzenia ewidencji przez niektóre organizacje pozarządowe.

Od 1 stycznia 2026 r. sposób prowadzenia UEPiK określa nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 22 grudnia 2025 r. Ewidencja obejmuje:

 

Organizacja korzystająca z UEPiK musi również posiadać opis zasad prowadzenia ewidencji, określający m.in. rok podatkowy, sposób przetwarzania danych, wykorzystywany system informatyczny oraz zasady ochrony danych i dokumentacji.

Zalety UEPiK dla fundacji i stowarzyszenia

1. Mniej rozbudowana ewidencja

Jedną z najważniejszych zalet UEPiK jest uproszczenie sposobu ewidencjonowania przychodów i kosztów w stosunku do pełnych ksiąg rachunkowych.

Organizacja nie prowadzi ksiąg rachunkowych w takim zakresie jak jednostka stosująca pełną rachunkowość. Zamiast tego korzysta z zestawień i wykazów określonych w przepisach dotyczących UEPiK.

Dla niewielkiej organizacji, która ma stosunkowo prostą działalność i niewiele operacji gospodarczych, może to oznaczać mniej rozbudowaną obsługę księgową.

2. Prostsza organizacja dokumentacji

UEPiK opiera się na określonych rodzajach dowodów księgowych, takich jak faktury, rachunki, wyciągi bankowe czy inne dokumenty potwierdzające rzeczywisty przebieg zdarzenia.

Przepisy dopuszczają również stosowanie określonych dowodów wewnętrznych oraz dowodów zbiorczych, m.in. w przypadku wpłat składek członkowskich lub darowizn.

Dzięki temu przy odpowiednio zorganizowanym obiegu dokumentów ewidencja może być stosunkowo prosta w prowadzeniu.

3. Dobre rozwiązanie dla niewielkiej organizacji

UEPiK może być szczególnie przydatna w przypadku fundacji lub stowarzyszenia, które:

  • prowadzi działalność na niewielką skalę,
  • nie prowadzi działalności gospodarczej,
  • ma stosunkowo niewiele operacji finansowych,
  • korzysta głównie ze składek, darowizn, dotacji lub innych źródeł finansowania przewidzianych dla organizacji,
  • nie potrzebuje rozbudowanej rachunkowości zarządczej.

Przed wyborem UEPiK należy jednak sprawdzić, czy organizacja spełnia wszystkie warunki ustawowe.

4. Możliwość ograniczenia kosztów obsługi księgowej

Mniejszy zakres ewidencji oznaczać również niższy koszt prowadzenia księgowości.

Nie jest to jednak regułą – cena obsługi zależy od liczby dokumentów, rodzaju działalności organizacji, liczby rachunków bankowych, projektów, pracowników, źródeł finansowania oraz zakresu usług biura rachunkowego.

Dlatego przy wyborze formy ewidencji warto patrzeć nie tylko na samą cenę, ale również na zakres obowiązków, które organizacja musi prawidłowo realizować.

Wady UEPiK – o czym warto pamiętać?

UEPiK ma również ograniczenia. Nie zawsze uproszczona ewidencja będzie wygodniejsza dla organizacji, nawet jeśli formalnie może ona z niej korzystać.

1. UEPiK nie oznacza „księgowości bez obowiązków”

To jeden z najczęstszych mitów dotyczących uproszczonej ewidencji.

Nazwa „uproszczona” nie oznacza, że organizacja może prowadzić ewidencję w dowolny sposób.

Zapisy muszą być dokonywane rzetelnie, niewadliwie, starannie, przejrzyście i trwale, na podstawie prawidłowych dowodów księgowych. Przepisy określają również zasady poprawiania błędów oraz dokumentowania poszczególnych zdarzeń.

2. Konieczność prawidłowego dokumentowania kosztów

Fundacja lub stowarzyszenie korzystające z UEPiK nadal musi potrafić wykazać, czego dotyczył dany wydatek i jaki miał związek z działalnością organizacji.

W przypadku NGO szczególne znaczenie ma możliwość przyporządkowania przychodów i kosztów do odpowiedniego rodzaju działalności oraz źródła finansowania.

Ma to znaczenie nie tylko dla samej ewidencji, ale również dla prawidłowego rozliczania dotacji, projektów czy działalności odpłatnej i nieodpłatnej.

3. Mniej informacji dla zarządu

Pełna księgowość może dostarczać zarządowi bardziej szczegółowych informacji o sytuacji finansowej organizacji.

UEPiK ma przede wszystkim umożliwić prawidłowe prowadzenie wymaganej ewidencji i określenie zobowiązań podatkowych. Nie jest rozbudowanym systemem informacji zarządczej.

Jeżeli zarząd potrzebuje szczegółowych informacji o wyniku poszczególnych projektów, kosztach działalności, rozrachunkach czy sytuacji finansowej organizacji, może okazać się, że pełna księgowość będzie bardziej odpowiednia.

4. Ograniczenia dotyczące możliwości korzystania z UEPiK

UEPiK nie jest dostępna dla każdej fundacji czy stowarzyszenia.

Jednym z istotnych warunków jest limit przychodów. Zgodnie z obecnymi przepisami organizacja, która chce wybrać UEPiK, musi w roku poprzedzającym rok wyboru osiągnąć przychody nieprzekraczające 1 000 000 zł, przy czym przy ustalaniu tego limitu nie uwzględnia się wartości darowizn rzeczowych przeznaczonych na działalność statutową.

Organizacja nie możę też mieć zarejestrowanej działalności gospodarczej.

Spełnienie limitu nie oznacza jednak automatycznie, że organizacja może prowadzić UEPiK. Należy sprawdzić również pozostałe warunki wynikające z przepisów.

5. Konieczność kontrolowania limitów i warunków

Organizacja korzystająca z UEPiK powinna na bieżąco kontrolować, czy nadal spełnia warunki pozwalające na stosowanie tej formy ewidencji.

Jest to szczególnie ważne w organizacjach, których przychody rosną z roku na rok.

W przypadku niespełnienia warunków organizacja ma obowiązek zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie określonym w ustawie. Przepisy przewidują również możliwość rezygnacji z UEPiK w trakcie roku, w określonych warunkach i z konsekwencją prowadzenia księgowości zgodnie z przepisami o rachunkowości od początku tego roku podatkowego.

UEPiK czy pełna księgowość – co wybrać?

Nie ma jednej odpowiedzi odpowiedniej dla wszystkich organizacji.

UEPiK może być odpowiednia, gdy fundacja lub stowarzyszenie prowadzi stosunkowo prostą działalność, spełnia ustawowe warunki i nie potrzebuje rozbudowanej informacji finansowej.

Pełna księgowość może być bardziej odpowiednia, gdy działalność organizacji jest bardziej złożona, występuje wiele projektów i źródeł finansowania, organizacja potrzebuje szczegółowych danych finansowych albo jej działalność nie pozwala na korzystanie z UEPiK.

Warto również pamiętać, że organizacja nie powinna wybierać UEPiK wyłącznie dlatego, że jest ona tańsza lub prostsza w prowadzeniu. Forma ewidencji powinna odpowiadać rzeczywistej działalności organizacji oraz jej potrzebom w zakresie kontroli finansów.

Czy warto przejść na UEPiK?

Jeżeli fundacja lub stowarzyszenie spełnia ustawowe warunki, UEPiK może znacząco uprościć prowadzenie ewidencji.

Największą korzyścią jest ograniczenie zakresu ewidencji w porównaniu z pełną rachunkowością. Z drugiej strony organizacja nadal musi prawidłowo dokumentować operacje, prowadzić wymagane zestawienia i kontrolować spełnianie warunków korzystania z UEPiK.

Dlatego przed podjęciem decyzji warto przeanalizować nie tylko wysokość przychodów, ale również rodzaj działalności, liczbę dokumentów, źródła finansowania, realizowane projekty oraz potrzeby zarządu w zakresie informacji finansowych.

UEPiK dla fundacji i stowarzyszeń – księgowość dopasowana do NGO

Prowadzenie księgowości organizacji pozarządowej wymaga znajomości specyfiki fundacji i stowarzyszeń. Dotyczy to m.in. prawidłowego ujmowania dotacji, darowizn, składek członkowskich, działalności odpłatnej i nieodpłatnej oraz kosztów związanych z realizacją celów statutowych.

Jeżeli Twoja fundacja lub stowarzyszenie rozważa wybór UEPiK, warto najpierw sprawdzić, czy organizacja spełnia wszystkie wymagane warunki oraz czy uproszczona ewidencja będzie odpowiednia dla jej działalności.

Potrzebujesz księgowości dla fundacji lub stowarzyszenia? Skontaktuj się z nami –> OFERTA

Post Author: Marta Nowacka

Wpisy Powiązane

}