Wolontariat w organizacji pozarządowej – jakie dokumenty są potrzebne?

Organizacje pozarządowe – fundacje, stowarzyszenia – dość często korzystają z pomocy osób, które nieodpłatnie wykonują prace na rzecz organizacji. Osoba fizyczna, która bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia dla fundacji czy stowarzyszenia, to wolontariusz. Zdarza się, że wolontariat w organizacji pozarządowej nie jest w żaden sposób udokumentowany. Czy jest to właściwe rozwiązanie? Jakie formalności i dokumenty są potrzebne w sytuacji nawiązania przez organizację współpracy z wolontariuszami?

Umowa z wolontariuszem

Po pierwsze: umowa. Zawarcie umowy (porozumienia) z wolontariuszem jest jednym z podstawowych obowiązków organizacji. Organizacja jest zobowiązana do zawarcia pisemnej umowy z wolontariuszem przy okresie współpracy dłuższym niż 30 dni, a także w sytuacji, gdy okres współpracy jest krótszy, ale wolontariusz żąda pisemnego potwierdzenia treści umowy. Gdy stosunek wolontariatu nie przekracza 30 dni i nie pojawiają się wymienione wyżej żądania, umowa może mieć formę ustną. Brak dokumentu świadczącego o współpracy jest wówczas dopuszczalny, ale może być kłopotliwy. Zawarte na piśmie informacje są cenne przede wszystkim dla samego wolontariusza – są to informacje na temat warunków współpracy, takich jak zakres wykonywanych świadczeń, sposób i czas ich wykonania, postanowienie o możliwości rozwiązania umowy. Sporządzenie umowy w formie pisemnej jest ponadto wartościowe z punktu widzenia księgowości fundacji lub stowarzyszenia. Załóżmy, że w związku z podjęciem współpracy z wolontariuszem organizacja poniosła pewne wydatki – „wrzucenie w koszty” będzie możliwe tylko wtedy, gdy współpraca ta jest jakoś udokumentowana.

Ubezpieczenie NNW

Dokumentem, którego w niektórych okolicznościach nie może zabraknąć, jest umowa między organizacją a towarzystwem ubezpieczeniowym. Organizacja ma obowiązek ubezpieczyć wolontariusza od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), jeśli czas trwania wolontariatu jest krótszy niż 30 dni (wówczas ubezpieczenie musi obejmować cały okres współpracy) oraz jeśli umowa o wolontariat została zawarta na czas nieokreślony (wówczas ubezpieczenie musi obejmować pierwsze 30 dni współpracy). Jeśli współpraca między organizacją a wolontariuszem ma być dłuższa niż 30 dni, ubezpieczenie NNW jest zagwarantowane przez państwo.

Zgoda rodziców lub opiekunów prawnych

Innym z dokumentów, które mogą zostać sporządzone przy okazji wolontariatu, jest pisemna zgoda rodziców lub opiekunów prawnych wolontariusza. Zgoda taka jest wymagana w przypadku wolontariusza, który nie ukończył 18. roku życia – osoba niepełnoletnia nie ma bowiem zdolności do czynności prawnych.

Zaświadczenie o współpracy

Wśród dokumentów związanych z wolontariatem wymienić trzeba także zaświadczenie o współpracy z wolontariuszem oraz opinię o sposobie wykonywania świadczeń (rekomendację). Organizacja jest zobowiązana do wystawienia zaświadczenia lub opinii na życzenie wolontariusza.

Bezpieczeństwo i Higiena Pracy

Warto dodać, że oprócz konieczności sporządzenia stosownych dokumentów na organizacji spoczywa obowiązek poinstruowania wolontariusza w zakresie zasad BHP oraz zapewnienia mu bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania świadczeń. Organizacja musi zaopatrzyć wolontariusza w środki i materiały niezbędne do wykonywania zadań, w tym środki ochrony osobistej. Obowiązkiem organizacji wobec wolontariusza jest ponadto pokrycie kosztów podróży służbowych i diet (chyba że wolontariusz na piśmie zrezygnuje z tych przywilejów), a także pokrycie – na żądanie wolontariusza – wszelkich kosztów, jakie ten poniósł w związku z wykonywaniem świadczeń.

O wolontariacie traktuje dział III ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Dokładnie są to art. od 42 do 50. Można się z nimi zapoznać TUTAJ

Podsumowując, wolontariat w organizacji pozarządowej wymaga spełnienia określonych formalności (i zadbania o stosowną dokumentację). Formalności te są niezbędne nie tylko z punktu widzenia prawa, ale także ze względu na potrzebę zapewnienia odpowiedniej ochrony i bezpieczeństwa tym, bez pomocy których niektóre z działań fundacji czy stowarzyszenia nie miałyby szans na realizację.

Post Author: Marta Nowacka

}