Zestawienie uzupełniające w UEPiK – co to jest i jak je prowadzić w 2026 roku?

Od 1 stycznia 2026 roku uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK) obejmuje nie tylko zestawienie przychodów i kosztów oraz zestawienie przepływów finansowych. Jednym z jej elementów jest również zestawienie uzupełniające.

Dla wielu fundacji i stowarzyszeń jest to nowy element ewidencji, dlatego pojawiają się pytania: co należy w nim wykazywać, czy trzeba prowadzić je co miesiąc i czy istnieje urzędowy wzór takiego zestawienia?

W tym artykule wyjaśniamy, czym jest zestawienie uzupełniające, jakie informacje powinno zawierać i jak można je prowadzić w praktyce.

Czym jest zestawienie uzupełniające w UEPiK?

Zestawienie uzupełniające jest jednym z czterech elementów uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 22 grudnia 2025 r. UEPiK obejmuje:

1. zestawienie przychodów i kosztów,

2. zestawienie przepływów finansowych,

3. wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

4. zestawienie uzupełniające.

 

Zestawienie uzupełniające ma przede wszystkim pomóc organizacji w wykazaniu informacji, które są potrzebne do spełnienia określonych wymogów wynikających z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Nie jest to więc kolejne zestawienie wszystkich przychodów i kosztów. Jego zadaniem jest zebranie dodatkowych informacji, których nie można w pełni przedstawić wyłącznie w podstawowym zestawieniu przychodów i kosztów.

 

Co powinno zawierać zestawienie uzupełniające?

Zakres zestawienia uzupełniającego został określony w § 4 rozporządzenia dotyczącego UEPiK.

Zgodnie z przepisami powinno ono zawierać dane:

• służące wypełnieniu wymagań wynikających z art. 10 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz art. 16 ust. 5 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,

• dotyczące łącznej wartości darowizn rzeczowych, niezbędne do ustalenia limitu przychodów uprawniającego do prowadzenia UEPiK.

 

Zestawienie może również zawierać inne dane, pod warunkiem że nie są to dane osobowe i zostały określone przez organizację w opisie zasad prowadzenia UEPiK.

Warto więc pamiętać, że przepisy nie narzucają jednego, szczegółowego wzoru zestawienia uzupełniającego.

 

Dlaczego potrzebne są dodatkowe informacje?

Zestawienie uzupełniające jest związane przede wszystkim z koniecznością zachowania odpowiedniego wyodrębnienia działalności organizacji.

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wymaga rachunkowego wyodrębnienia działalności nieodpłatnej i odpłatnej pożytku publicznego w sposób umożliwiający określenie przychodów, kosztów i wyników każdej z tych działalności.

Dodatkowo, jeżeli organizacja realizuje zadanie publiczne na podstawie umowy z administracją publiczną, jest zobowiązana do wyodrębnienia w ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację tej umowy.

W praktyce oznacza to, że organizacja prowadząca UEPiK powinna mieć możliwość ustalenia m.in.:

• które przychody dotyczą działalności nieodpłatnej,

• które przychody dotyczą działalności odpłatnej,

• jakie koszty dotyczą poszczególnych rodzajów działalności,

• jakie środki zostały otrzymane na realizację konkretnych zadań publicznych,

• jaka była łączna wartość otrzymanych darowizn rzeczowych.

 

Czy zestawienie uzupełniające trzeba prowadzić co miesiąc?

Nie.

To bardzo ważne rozróżnienie.

Rozporządzenie określa, jakie dane powinno zawierać zestawienie uzupełniające, ale nie określa, że należy je sporządzać co miesiąc.

Nie ma w przepisach obowiązku tworzenia osobnego zestawienia uzupełniającego za każdy miesiąc.

Dla porównania – przepisy określają terminy dokonywania zapisów w podstawowej ewidencji. Przykładowo pozostałe wydatki ujmuje się najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

W przypadku zestawienia uzupełniającego takiego terminu nie wskazano.

 

Czy można więc sporządzić je tylko raz w roku?

Tak.

Z przepisów nie wynika obowiązek sporządzania zestawienia uzupełniającego co miesiąc ani w innych z góry określonych okresach.

Organizacja może więc przygotować jedno zestawienie obejmujące cały rok podatkowy, pod warunkiem że posiada dane pozwalające na prawidłowe ustalenie wymaganych informacji.

W praktyce nie oznacza to jednak, że warto wszystkie dane zbierać dopiero pod koniec roku.

Przy większej liczbie dotacji, projektów lub różnych rodzajach działalności znacznie bezpieczniejsze jest bieżące gromadzenie informacji w pomocniczym pliku lub rejestrze, a następnie sporządzenie na jego podstawie zestawienia obejmującego cały rok.

Bieżące gromadzenie danych jest rozwiązaniem praktycznym, a nie obowiązkiem sporządzania zestawienia uzupełniającego co miesiąc.

 

Jak może wyglądać zestawienie uzupełniające?

Ponieważ przepisy nie określają szczegółowego wzoru zestawienia, organizacja może dostosować jego formę do własnej działalności.

Nie oznacza to jednak, że każda organizacja musi stosować dokładnie taki układ.

Zakres zestawienia powinien odpowiadać rzeczywistej działalności organizacji i zapewniać możliwość ustalenia informacji wymaganych przez przepisy.

 

Zestawienie uzupełniające a działalność odpłatna i nieodpłatna

Jednym z ważnych zastosowań zestawienia uzupełniającego jest zebranie informacji pozwalających na rozróżnienie działalności odpłatnej i nieodpłatnej.

Przykładowo stowarzyszenie może prowadzić:

• nieodpłatne zajęcia dla dzieci finansowane z dotacji i darowizn,

• odpłatne warsztaty,

• odpłatne wydarzenia lub turnieje.

 

W takim przypadku warto już w trakcie roku przypisywać przychody i koszty do odpowiedniego rodzaju działalności.

Dzięki temu na koniec roku organizacja nie musi analizować wszystkich dokumentów od początku, aby ustalić, które przychody i koszty dotyczą działalności odpłatnej, a które nieodpłatnej.

Trzeba przy tym pamiętać, że ustawa wymaga wyodrębnienia tych rodzajów działalności w sposób umożliwiający określenie ich przychodów, kosztów i wyników.

 

Zestawienie uzupełniające a dotacje

Szczególne znaczenie zestawienie uzupełniające może mieć w przypadku organizacji realizujących zadania publiczne finansowane z dotacji.

Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie organizacja realizująca zadanie publiczne jest zobowiązana do wyodrębnienia w ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację zawartej umowy.

Dlatego w praktyce warto prowadzić informacje pozwalające ustalić, z jaką dotacją lub projektem związane są:

• otrzymane środki,

• wydatki finansowane z dotacji,

• ewentualny wkład własny,

• inne źródła finansowania zadania.

 

Przy kilku realizowanych projektach pomocne może być prowadzenie osobnego rejestru projektów lub arkusza pomocniczego.

 

Darowizny rzeczowe w zestawieniu uzupełniającym

Drugim wyraźnie wskazanym w rozporządzeniu elementem są darowizny rzeczowe.

Ich łączna wartość jest potrzebna do ustalenia limitu przychodów, który ma znaczenie przy prawie organizacji do prowadzenia UEPiK.

Od 2026 roku limit ten wynosi 1 000 000 zł, przy czym do limitu nie wlicza się wartości darowizn rzeczowych przeznaczonych na prowadzenie działalności statutowej.

Dlatego organizacja korzystająca z UEPiK powinna mieć możliwość ustalenia wartości otrzymanych darowizn rzeczowych.

Przykładowo może to być:

• sprzęt komputerowy,

• wyposażenie,

• materiały,

• meble,

• inne rzeczy przekazane organizacji w formie darowizny.

Wartość takich darowizn powinna być odpowiednio udokumentowana i możliwa do ustalenia na potrzeby zestawienia.

 

Czy zestawienie uzupełniające MUSI być prowadzone w Excelu?

Nie.

Przepisy nie wskazują konkretnego programu ani formatu, w jakim ma być prowadzone zestawienie uzupełniające.

Może ono być prowadzone elektronicznie, np. jako arkusz kalkulacyjny, albo w ramach systemu wykorzystywanego przez organizację do prowadzenia UEPiK.

Najważniejsze jest to, aby organizacja mogła na podstawie posiadanych danych ustalić wymagane informacje i przedstawić je w sposób przejrzysty i zgodny z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń.

Jeżeli organizacja prowadzi UEPiK elektronicznie, musi również spełniać wymagania dotyczące systemu przetwarzania i ochrony danych określone w rozporządzeniu.

 

Czy trzeba wpisywać dane do zestawienia uzupełniającego na bieżąco?

Nie ma takiego samego obowiązku jak w przypadku zapisów w podstawowej ewidencji.

Warto jednak rozróżnić dwie kwestie:

obowiązek sporządzania zestawienia oraz sposób gromadzenia danych potrzebnych do jego sporządzenia.

Przepisy wymagają, aby zestawienie zawierało określone informacje. Nie nakazują jednak, aby każda z tych informacji była wpisywana do osobnego zestawienia każdego miesiąca.

W praktyce organizacja może więc:

wariant 1 – zestawienie roczne

Gromadzić dokumenty i dane w ciągu roku, a następnie sporządzić jedno zestawienie obejmujące cały rok.

wariant 2 – bieżący rejestr pomocniczy

Na bieżąco zapisywać informacje dotyczące projektów, działalności odpłatnej i nieodpłatnej oraz darowizn rzeczowych, a na koniec roku przygotować właściwe zestawienie.

Drugi sposób może być wygodniejszy przy większej liczbie operacji, ale nie wynika z przepisów obowiązek sporządzania zestawienia uzupełniającego co miesiąc.

---

Przykład

Fundacja prowadzi w 2026 roku dwa projekty finansowane z dotacji oraz działalność odpłatną.

W ciągu roku otrzymała:

• 40 000 zł dotacji na projekt A,

• 25 000 zł dotacji na projekt B,

• 15 000 zł darowizn,

• 10 000 zł przychodów z działalności odpłatnej,

• darowiznę rzeczową w postaci sprzętu o wartości 5 000 zł.

W ramach pomocniczego rejestru fundacja może na bieżąco przypisywać poszczególne przychody i koszty do odpowiednich rodzajów działalności i projektów.

Po zakończeniu roku, na podstawie zgromadzonych danych, może przygotować jedno zestawienie uzupełniające obejmujące cały rok.

Nie ma potrzeby tworzenia dwunastu oddzielnych zestawień uzupełniających – po jednym za każdy miesiąc.

---

Jak praktycznie prowadzić zestawienie uzupełniające?

W przypadku małej organizacji, która ma niewiele operacji, wystarczające może być proste zestawienie obejmujące wymagane informacje.

Przy większej liczbie projektów warto natomiast rozważyć prowadzenie pomocniczego rejestru przez cały rok.

Dobrym rozwiązaniem może być podział danych na kilka obszarów:

1. Działalność odpłatna i nieodpłatna

Informacje pozwalające przyporządkować przychody i koszty do właściwego rodzaju działalności.

2. Dotacje i projekty

Informacje pozwalające ustalić, jakie środki zostały otrzymane na poszczególne zadania oraz jakie koszty zostały z nich sfinansowane.

3. Darowizny rzeczowe

Rejestr otrzymanych darowizn rzeczowych wraz z ich wartością.

4. Podsumowanie roczne

Na koniec roku dane można zebrać w jednym zestawieniu uzupełniającym obejmującym cały rok podatkowy.

Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko pominięcia informacji i ułatwia przygotowanie danych potrzebnych do rozliczeń.

 

Najczęstsze błędy

Przy prowadzeniu zestawienia uzupełniającego warto zwrócić uwagę na kilka kwestii.

Błąd 1. Sporządzanie zestawienia co miesiąc „bo tak trzeba”

Przepisy nie nakazują miesięcznego sporządzania zestawienia uzupełniającego.

Można prowadzić dane pomocniczo na bieżąco, ale samo zestawienie może obejmować cały rok.

Błąd 2. Brak rozróżnienia działalności odpłatnej i nieodpłatnej

Jeżeli organizacja prowadzi oba rodzaje działalności, powinna zadbać o możliwość ustalenia przychodów, kosztów i wyniku każdej z nich.

Błąd 3. Brak wyodrębnienia środków z dotacji

Przy realizacji zadań publicznych należy zapewnić możliwość ustalenia środków otrzymanych na realizację konkretnej umowy.

Błąd 4. Pomijanie darowizn rzeczowych

Wartość darowizn rzeczowych ma znaczenie przy ustalaniu limitu dotyczącego UEPiK, dlatego nie należy traktować ich jako informacji nieistotnej z punktu widzenia uproszczonej ewidencji.

Błąd 5. Tworzenie zbyt rozbudowanego zestawienia

Rozporządzenie nie wymaga prowadzenia rozbudowanej tabeli zawierającej wszystkie możliwe informacje.

Zestawienie powinno przede wszystkim zawierać dane wymagane przepisami oraz ewentualne dodatkowe informacje, które organizacja określiła w swoich zasadach prowadzenia UEPiK.

 

Czy każda organizacja może mieć takie samo zestawienie?

Nie musi.

Zakres zestawienia uzupełniającego może zależeć od charakteru działalności organizacji.

Inne informacje będą potrzebne małemu stowarzyszeniu, które otrzymuje przede wszystkim składki członkowskie i darowizny, a inne fundacji realizującej kilka projektów finansowanych z dotacji i prowadzącej działalność odpłatną.

Dlatego zestawienie warto dostosować do rzeczywistego sposobu działania organizacji.

 

Zestawienie uzupełniające – najważniejsze informacje

Warto zapamiętać przede wszystkim:

• zestawienie uzupełniające jest jednym z czterech elementów UEPiK,

• obowiązuje od 1 stycznia 2026 roku,

• przepisy nie określają jego szczegółowego wzoru,

• powinno zawierać dane potrzebne m.in. do wyodrębnienia działalności odpłatnej i nieodpłatnej oraz środków otrzymanych na realizację zadań publicznych,

• powinno zawierać informację o łącznej wartości darowizn rzeczowych potrzebną do ustalenia limitu UEPiK,

• nie ma obowiązku sporządzania go co miesiąc,

• może zostać przygotowane jako zestawienie obejmujące cały rok,

• dane potrzebne do jego sporządzenia warto jednak gromadzić na bieżąco, szczególnie w organizacjach realizujących wiele projektów lub prowadzących różne rodzaje działalności.

 

Podsumowanie

Zestawienie uzupełniające jest nowym elementem UEPiK obowiązującym od 2026 roku. Jego celem jest zebranie dodatkowych informacji, które pozwalają organizacji prawidłowo wyodrębnić działalność odpłatną i nieodpłatną, środki otrzymane na realizację zadań publicznych oraz wartość darowizn rzeczowych.

Najważniejsze jest to, że przepisy nie wymagają sporządzania zestawienia uzupełniającego co miesiąc. Nie wskazują również innej konkretnej częstotliwości jego sporządzania.

Organizacja może zatem przygotować zestawienie obejmujące cały rok. Przy bardziej rozbudowanej działalności warto natomiast na bieżąco gromadzić dane pomocnicze, aby przygotowanie rocznego zestawienia nie wymagało późniejszego przeglądania wszystkich dokumentów.

Prawidłowo przygotowane zasady prowadzenia UEPiK powinny określać sposób organizacji tych danych odpowiednio do charakteru i skali działalności danej fundacji lub stowarzyszenia.

Jeżeli organizacja nie ma pewności, jakie informacje powinny znaleźć się w jej zestawieniu uzupełniającym, warto ustalić to indywidualnie – zakres danych powinien odpowiadać rzeczywiście prowadzonej działalności.

Biuro Rachunkowe KONKRET specjalizuje się w obsłudze księgowej fundacji i stowarzyszeń, w tym w prowadzeniu UEPiK –> OFERTA

Podstawa prawna

• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 22 grudnia 2025 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego, Dz.U. 2025 poz. 1880, w szczególności § 2, § 4, § 5–7.

• Ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w szczególności art. 10 ust. 1 oraz art. 16 ust. 5.