Zgłoszenie UEPiK to jeden z najważniejszych kroków, które musi wykonać fundacja lub stowarzyszenie decydujące się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Samo spełnienie warunków pozwalających na prowadzenie UEPiK nie oznacza jeszcze, że organizacja może pominąć formalności związane z wyborem tej formy ewidencji. W tym artykule wyjaśniamy, jak powinno wyglądać zawiadomienie o wyborze UEPiK, gdzie należy je złożyć, jakie informacje powinno zawierać oraz o czym pamiętać, aby prawidłowo dopełnić formalności.
Czym jest zawiadomienie o wyborze UEPiK?
Zawiadomienie o wyborze prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów jest informacją, że fundacja lub stowarzyszenie korzysta z możliwości prowadzenia UEPiK zamiast ksiąg rachunkowych.
UEPiK została przewidziana dla określonych organizacji pozarządowych, które spełniają warunki określone w przepisach.
Dlatego przed dokonaniem zgłoszenia warto w pierwszej kolejności sprawdzić, czy dana organizacja rzeczywiście może korzystać z uproszczonej ewidencji.
Samo wysłanie zawiadomienia nie zastępuje weryfikacji warunków prowadzenia UEPiK.
Kto może prowadzić UEPiK?
Z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów mogą korzystać określone organizacje pozarządowe, jeżeli spełniają warunki przewidziane w przepisach.
W praktyce przed dokonaniem zgłoszenia należy zweryfikować m.in.:
-
rodzaj prowadzonej działalności,
-
wysokość osiąganych przychodów,
-
źródła przychodów organizacji,
-
sposób prowadzenia działalności,
-
spełnienie pozostałych warunków ustawowych.
Jest to szczególnie istotne w przypadku organizacji, które prowadzą bardziej rozbudowaną działalność lub których sytuacja zmieniła się w stosunku do poprzedniego roku.
Nie każda fundacja i nie każde stowarzyszenie może prowadzić UEPiK.
Gdzie zgłosić wybór UEPiK?
Jedno z najczęściej pojawiających się pytań brzmi:
— Gdzie zgłosić UEPiK?
Zawiadomienie o wyborze prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów można złożyć za pośrednictwem konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym albo tradycyjnie papierowo.
Oznacza to, że nie wystarczy wysłanie informacji zwykłym e-mailem do urzędu skarbowego.
Przed dokonaniem zgłoszenia warto również upewnić się, że osoba dokonująca czynności może działać w imieniu organizacji.
Czy warto dołączyć uchwałę o wyborze UEPiK do zawiadomienia?
Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, warunkiem koniecznym do przejścia na UEPiK jest podjęcie decyzji przez organ zatwierdzający (najczęściej walne zebranie członków lub zarząd – w zależności od statutu).
Uchwała nie zastępuje samego zawiadomienia o wyborze UEPiK. Jest natomiast dokumentem wewnętrznym organizacji, który potwierdza, że decyzja o prowadzeniu uproszczonej ewidencji została formalnie podjęta przez właściwy organ fundacji lub stowarzyszenia.
Dołączona uchwała stanowi dla urzędu skarbowego dowód, że decyzja została podjęta zgodnie z prawem i wewnętrznymi procedurami organizacji
Jak powinno wyglądać zgłoszenie UEPiK?
Zawiadomienie powinno być przede wszystkim jednoznaczne. Z jego treści powinno wynikać, jaka organizacja dokonuje wyboru UEPiK oraz od kiedy zamierza prowadzić uproszczoną ewidencję.
W zawiadomieniu warto wskazać:
-
pełną nazwę fundacji lub stowarzyszenia,
-
numer KRS,
-
numer NIP,
-
adres siedziby,
-
informację o wyborze prowadzenia UEPiK,
-
rok, od którego organizacja wybiera UEPiK,
-
dane osoby uprawnionej do reprezentowania organizacji
-
można też powołać się na numer uchwały.
Treść zawiadomienia nie musi być rozbudowana. Najważniejsza jest jej jednoznaczność oraz prawidłowe dokonanie zgłoszenia w wymaganej formie.
Wzór zawiadomienia o wyborze UEPiK
Jeżeli szukasz informacji, jak napisać zawiadomienie o wyborze UEPiK, poniżej znajduje się przykładowa treść dla fundacji.
ZAWIADOMIENIE O WYBORZE PROWADZENIA UPROSZCZONEJ EWIDENCJI PRZYCHODÓW I KOSZTÓW
Nazwa organizacji: Fundacja …………………………………………….
KRS: …………………………………………….
NIP: …………………………………………….
Adres siedziby: …………………………………………….
Niniejszym zawiadamiamy, że Fundacja ……………………………………………. dokonała wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK), zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Decyzja o wyborze prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów została podjęta na podstawie Uchwały nr ………. Zarządu Fundacji ……………………………………………. z dnia ……………….. w sprawie wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, począwszy od dnia 1 stycznia 2027 r.
W załączeniu przekazujemy kopię wskazanej uchwały.
…………………………………………….
miejscowość, data
…………………………………………….
imię i nazwisko oraz funkcja osoby/osób uprawnionych do reprezentowania organizacji
Powyższy wzór ma charakter pomocniczy. Przed jego wykorzystaniem należy sprawdzić aktualne wymogi dotyczące wyboru UEPiK oraz sposób dokonania zgłoszenia.
Termin zgłoszenia UEPiK – kiedy należy dokonać zawiadomienia?
Termin zgłoszenia UEPiK jest bardzo istotny. Organizacja, która chce korzystać z uproszczonej ewidencji, powinna dokonać wyboru oraz zawiadomienia w terminie określonym w obowiązujących przepisach.
Nie warto odkładać tego na ostatni dzień.
W szczególności warto pamiętać o tym przy wyborze UEPiK na kolejny rok. Przed rozpoczęciem nowego roku podatkowego należy sprawdzić, czy organizacja nadal spełnia wszystkie warunki prowadzenia uproszczonej ewidencji oraz czy wymagane zawiadomienie zostało prawidłowo dokonane.
Dlaczego termin jest tak ważny?
Niedochowanie wymaganego terminu może oznaczać problemy z możliwością korzystania z UEPiK.
Dlatego procedurę najlepiej przeprowadzić z wyprzedzeniem:
sprawdzenie warunków → decyzja o wyborze UEPiK → przygotowanie dokumentacji → zgłoszenie → zachowanie potwierdzenia.
Więcej informacji na temat terminów zgłoszenia UEPiK znajdziesz w naszym osobnym artykule: [Do kiedy zgłosić wybór UEPiK w 2026 roku?]
Czy wybór UEPiK trzeba zgłaszać co roku?
To kolejne pytanie, które często pojawia się wśród osób odpowiedzialnych za księgowość fundacji i stowarzyszeń.
Nie należy automatycznie zakładać, że zgłoszenie UEPiK trzeba składać każdego roku.
Sposób postępowania zależy od sytuacji organizacji oraz obowiązujących przepisów. Jeżeli fundacja lub stowarzyszenie kontynuuje prowadzenie UEPiK i nadal spełnia wymagane warunki, sytuacja może być inna niż przy pierwszym wyborze tej formy ewidencji.
Dlatego przed każdym kolejnym rokiem warto zweryfikować aktualne przepisy i sytuację organizacji.
Najczęstsze błędy przy zgłoszeniu UEPiK
Przy wyborze uproszczonej ewidencji organizacje mogą popełniać kilka powtarzających się błędów.
1. Brak sprawdzenia warunków
Organizacja zakłada, że skoro jest fundacją lub stowarzyszeniem, automatycznie może prowadzić UEPiK.
To nieprawidłowe podejście. Przed wyborem tej formy ewidencji należy sprawdzić wszystkie wymagane warunki.
2. Niedotrzymanie terminu
Termin zgłoszenia UEPiK powinien zostać ustalony i pilnowany z wyprzedzeniem.
3. Nieprawidłowe dane organizacji
W zawiadomieniu należy zadbać o poprawne dane identyfikacyjne organizacji, w szczególności nazwę, NIP oraz KRS.
4. Brak potwierdzenia zgłoszenia
Po dokonaniu zgłoszenia warto zachować potwierdzenie wykonania czynności.
Dokumentacja dotycząca wyboru UEPiK powinna być przechowywana razem z pozostałą dokumentacją organizacji.
5. Brak przygotowania zasad prowadzenia UEPiK
Samo zgłoszenie nie oznacza jeszcze, że organizacja jest przygotowana do prowadzenia uproszczonej ewidencji.
Należy również zadbać o prawidłową organizację ewidencji oraz dokumentację wewnętrzną.
Zgłoszenie UEPiK – praktyczna lista kontrolna
Przed dokonaniem zgłoszenia warto sprawdzić:
| ✓ | |
|---|---|
|
☐ |
|
☐ |
|
☐ |
|
☐ |
|
☐ |
|
☐ |
|
☐ |
Zgłoszenie UEPiK a dokumentacja organizacji
Wybór uproszczonej ewidencji powinien być spójny z dokumentacją organizacji.
Warto więc zadbać o to, aby fundacja lub stowarzyszenie posiadało aktualne zasady prowadzenia UEPiK, określające sposób organizacji ewidencji oraz postępowania z dokumentami.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku kontroli lub konieczności wykazania, w jaki sposób organizacja realizuje obowiązki związane z prowadzeniem uproszczonej ewidencji.
Podsumowanie – jak prawidłowo zgłosić UEPiK?
Prawidłowe przejście na uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów wymaga kilku kroków.
Po pierwsze należy sprawdzić, czy fundacja lub stowarzyszenie spełnia warunki prowadzenia UEPiK.
Po drugie należy podjąć decyzję o wyborze tej formy ewidencji.
Po trzecie trzeba prawidłowo dokonać zawiadomienia o wyborze UEPiK w wymaganym terminie i formie.
Po czwarte należy zadbać o dokumentację oraz zasady prowadzenia uproszczonej ewidencji.
Warto pamiętać, że prawidłowe zgłoszenie UEPiK to nie tylko formalność. Jest ono jednym z elementów całego procesu przygotowania fundacji lub stowarzyszenia do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.
Jeżeli organizacja dopiero rozpoczyna prowadzenie UEPiK, warto sprawdzić wszystkie wymogi jeszcze przed dokonaniem zgłoszenia. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której organizacja dokona wyboru UEPiK, ale nie spełnia wszystkich warunków wymaganych do korzystania z tej formy ewidencji.
Potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu UEPiK?
Jeżeli Twoja fundacja lub stowarzyszenie spełnia warunki prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, ale nie chcesz samodzielnie zajmować się jej prowadzeniem, możesz powierzyć księgowość organizacji profesjonalnemu biuru rachunkowemu.
Biuro Rachunkowe KONKRET specjalizuje się w obsłudze księgowej fundacji i stowarzyszeń, w tym w prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK).
Pomagamy organizacjom prawidłowo prowadzić ewidencję, rozliczać przychody i koszty oraz przygotowywać wymaganą dokumentację.
Jeżeli chcesz sprawdzić, ile kosztuje prowadzenie UEPiK dla fundacji lub stowarzyszenia, zapoznaj się z naszym aktualnym cennikiem –> OFERTA
