Informacja dodatkowa to nie „dodatek” do sprawozdania finansowego, lecz jego integralna część. Sporządzają ją zarówno jednostki, których sprawozdania finansowe podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłych rewidentów, jak i te które nie są do tego zobowiązane, w tym organizacje pozarządowe takie jak fundacje czy stowarzyszenia. Zgodnie z art. 45 ustawy o rachunkowości, w sprawozdaniu finansowym powinien się znaleźć minimum: bilans, rachunek zysków i strat oraz właśnie informacja dodatkowa. Poza tymi elementami istnieją również inne dodatkowe, którymi są: rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym, ale nie każda jednostka musi je sporządzać.
Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości i dołączonymi do niej załącznikami, każda informacja dodatkowa powinna zawierać podstawowe informacje o jednostce, której sprawozdanie finansowe dotyczy. Przedstawia się również nieujęte w bilansie, rachunku zysków i strat ewentualnie też w rachunku przepływów pieniężnych i zmian w kapitale własnym, dane oraz wyjaśnienia niezbędne do tego aby sprawozdanie jako całość przedstawiało rzetelnie i jasno sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy podmiotu gospodarczego.
Elementy informacji dodatkowej według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości
Spółki prawa handlowego czyli przede wszystkimi spółki akcyjne oraz spółki z o. o. sporządzają sprawozdanie finansowe według załącznika nr 1 do ustawy rachunkowości, który dzieli informację dodatkową na dwie części:
-
wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
-
dodatkowe informacje i objaśnienia.
Wprowadzenie do sprawozdania finansowego
Pierwsza z nich, czyli wprowadzenie do sprawozdania finansowego poprzedza prezentację wszystkich pozostałych jego elementów. Jest więc pierwszym składnikiem sprawozdania finansowego. Ma za zadanie przygotować odbiorcę do czytania dalszych części sprawozdania, gdyż w sposób uporządkowany przedstawia jednostkę i przyjęte przez nią zasady polityki rachunkowości. Jest więc bardzo ważnym elementem sprawozdania, który ułatwia analizę zaprezentowanych danych liczbowych wykazanych w bilansie i rachunku zysków i strat. We wprowadzeniu powinna się też znaleźć deklaracja kierownictwa jednostki o zdolności bądź nie do kontynuowania przez nią działalności w przyszłości. Jeśli występują poważne wątpliwości, co do tego, czy jednostka może kontynuować działalność, to należy to we wprowadzeniu zawrzeć. Forma prezentacji danych we wprowadzeniu nie jest w ustawie o rachunkowości unormowana. Dane mogą być podane w dowolnej formie. Najważniejsze jednak by zawierała informacje zgodne z załącznikiem nr 1, który obejmuje w szczególności takie informacje jak:
-
firmę, siedzibę i adres albo miejsce zamieszkania i adres, podstawowy przedmiot działalności jednostki oraz numer we właściwym rejestrze sądowym albo ewidencji;
-
wskazanie czasu trwania działalności jednostki, jeżeli jest ograniczony;
-
wskazanie okresu objętego sprawozdaniem finansowym;
-
wskazanie, że sprawozdanie finansowe zawiera dane łączne, jeżeli w skład jednostki wchodzą wewnętrzne jednostki organizacyjne sporządzające samodzielne sprawozdania finansowe;
-
wskazanie, czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuowania działalności gospodarczej przez jednostkę w dającej się przewidzieć przyszłości oraz czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności;
-
w przypadku sprawozdania finansowego sporządzonego za okres, w ciągu którego nastąpiło połączenie, wskazanie, że jest to sprawozdanie finansowe sporządzone po połączeniu spółek, oraz wskazanie zastosowanej metody rozliczenia połączenia (nabycia, łączenia udziałów);
-
omówienie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny aktywów i pasywów (także amortyzacji), ustalenia wyniku finansowego oraz sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru.
Dwa pierwsze wymieniowe punkty mają charakter informacyjny. Mają one na celu przedstawić dane identyfikujące jednostkę i wskazać zakresu czasowy jej działalności. Punkt trzeci odnosi się do określenia którego okresu dotyczy sprawozdanie. Jeśli w skład jednostki nie wchodzą żadne inne podmioty, które by sporządzały sprawozdania finansowe, to jednostka taka może pominąć punkt czwarty. Punkt piąty odnosi się do tego, o czym już wcześnie było wspomniane czyli do stwierdzenia, czy jednostka będzie kontynuować działalność w przyszłości czy nie. Obowiązek tego stwierdzenia narzuca art. 5 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Określenie tego ma znaczenie m. in. przy wycenie aktywów bilansu. Jeśli jednostka nie zamierza kontynuować dalej działalności, to powinna wycenić posiadane w bilansie aktywa, po cenach sprzedaży netto jakie mogłaby uzyskać, nie wyższych od cen ich nabycia albo kosztów wytworzenia. Uwzględnić trzeba przy tym również dotychczasowe odpisy amortyzacyjne i ewentualne odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Gdyby taka sytuacja wystąpiła podmiot gospodarczy powinien również utworzyć rezerwę na przewidywane dodatkowe koszty związane z zaniechaniem działalności.
W punkcie szóstym należy podać informację o połączeniu spółek. Jeśli taka sytuacja nie wystąpiła, to ten punkt można pominąć. Jeśli wystąpiła, to oprócz podania tego faktu należy również podać w jakiej formie nastąpiło to połączenie, czy metodą pełną czy łączenia udziałów.
W punkcie siódmy, ostatnim należy omówić przyjęte zasady rachunkowości. O zasadach rachunkowości można poczytać tutaj → ZASADY RACHUNKOWOŚCI
Oprócz stosowanych zasad rachunkowości należy też podać metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, wskazać np. według jakiego załącznika do ustawy o rachunkowości zostało sporządzone sprawozdanie, w jakim wariancie został sporządzony rachunek zysków i strat itp.
Dodatkowe informacje i objaśnienia
Druga część informacji dodatkowej jest końcowym elementem sprawozdania finansowego. Część ta jest bardziej rozbudowana i wymaga podania wielu dodatkowych wyjaśnień dotyczących przede wszystkim danych liczbowych wykazanych w bilansie i rachunku zysków i strat. Jednym z przykładów może być informacja uzupełniająca w zakresie posiadanych przez jednostkę środków trwałych. W bilansie wartość środków trwałych jest wykazana w wartości netto, a więc już po uwzględnieniu amortyzacji. W informacji dodatkowej powinny się znaleźć dane o wartości początkowej środków trwałych i ich umorzeniu, które są niezbędne do ustalenia ich wartości netto w podziale na grupy środków trwałych. Wymagane jest też podanie np. wartości zobowiązań długoterminowych według pozycji bilansu o pozostałym od dnia bilansowego, przewidywanym umową, okresie spłaty:
a) do 1 roku,
b) powyżej 1 roku do 3 lat,
c) powyżej 3 do 5 lat,
d) powyżej 5 lat;
Jeśli tworzone były jakieś odpisy aktualizujące środki trwałe, to również trzeba o tym napisać, podając przy tym ich wartość i przyczynę utworzenia. W tej części powinna się też znaleźć informacja o przeciętnym zatrudnieniu i wynagrodzeniach pracowników oraz o pożyczkach udzielonych członkom zarządu i rady nadzorczej. Zakres tych danych jest dość obszerny. Nie wszystkie oczywiście dotyczą każdej jednostki, ale te które występują w danym podmiocie powinny być zawarte w dodatkowych informacjach i wyjaśnieniach.
Ustawa o rachunkowości nie precyzuje w jakiej formie powinny być przedstawione powyższe dane. Każda jednostka może sama o tym zdecydować. Mogę mieć one formę;
-
opisową
-
tabelaryczną
-
tabelaryczno-opisową
Zakres zaprezentowanych danych, który powinien się znaleźć w informacji dodatkowej został przygotowany w oparciu o załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości, który przez dłuższy czas był jedynym obowiązującym wzorem do stosowania dla np. spółek handlowych. Po znowelizowaniu ustawy o rachunkowości wprowadzone zostały znaczne uproszczenia w zakresie danych jakie muszą się znaleźć w sprawozdaniu finansowym, w tym w informacji dodatkowej. Uproszczenia te mogą być stosowane m. in. przez jednostki, które spełniają określone przepisami limity w zakresie m. in. obrotów lub zatrudnienia. Jeśli jednostka „zmieści” się w określonych limitach, może zostać uznana za jednostkę mikro lub jednostkę małą i może skorzystać ze stosowania uproszczeń w sposobie prezentowania danych w sprawozdaniu.
Jednostki mikro sporządzają sprawozdanie w oparciu o załącznik nr 4. Zakres wymaganych w sprawozdaniu danych znajduje się tutaj → ZAKRES INFORMACJI WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIU FINANSOWYM DLA JEDNOSTEK MIKRO (ZAŁĄCZNIK NR 4)
W przypadku jednostek mikro informacja dodatkowa została ograniczona tylko do Informacji ogólnych, które w swej formie są podobne do wprowadzenia do sprawozdania finansowego według załącznika nr 1.
-
Jednostki małe mogą za to stosować wzór sprawozdania zawarty w załączniku nr 5 → ZAKRES INFORMACJI WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIU FINANSOWYM, DLA JEDNOSTEK MAŁYCH KORZYSTAJĄCYCH Z UPROSZCZEŃ ODNOSZĄCYCH SIĘ DO SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO (ZAŁĄCZNIK NR 5)
Według tego załącznika informacja dodatkowa jest podzielona, podobnie jak w załączniku nr 1, na dwie części. Część pierwsza to wprowadzenie do sprawozdania, a druga (końcowa) to dodatkowe informacje i objaśnienia. Druga część, w przeciwieństwie do tej zawartej w załączniku nr 1, składa się tylko z 18 punktów.
Oddzielne wzory sprawozdań mają:
-
banki (załącznik nr 2) → ZAKRES INFORMACJI WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIU FINANSOWYM DLA BANKÓW
-
zakłady ubezpieczeń i reasekuracji (załącznik nr 3) → ZAKRES INFORMACJI WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIU FINANSOWYM DLA ZAKŁADÓW UBEZPIECZEŃ I ZAKŁADÓW REASEKURACJI
-
organizacje pozarządowe (załącznik nr 6) → ZAKRES INFORMACJI WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIU FINANSOWYM, DLA JEDNOSTEK, O KTÓRYCH MOWA W USTAWIE O DZIAŁALNOŚCI POŻYTKU PUBLICZNEGO I O WOLONTARIACIE